เคยไหม? ซื้อของหรือใช้บริการแล้วขอใบกำกับภาษีไว้เรียบร้อย แต่พอกลับมาจะยื่นภาษีหรือบันทึกบัญชี กลับหาใบกำกับภาษีไม่เจอ! ปัญหา “ใบกำกับภาษีหาย” เป็นเรื่องที่หลายคนต้องเคยเจอ และทำให้เกิดคำถามตามมาว่า ต้องทำอย่างไร? ขอใบใหม่ได้ไหม? ต้องแจ้งความรึป่าวนะ? กรณีใบกำกับภาษีสูญหาย ทำอย่างไร ? ในบทความนี้จะช่วยไขทุกข้อสงสัย พร้อมแนะนำแนวทางการจัดการเมื่อใบกำกับภาษีหายควรทำอย่างไร

กรณีใบกำกับภาษีสูญหาย ทำอย่างไร?

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารสำคัญทางภาษีที่ใช้สำหรับประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษี และลดหย่อนภาษี หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้น ในกรณีคุณทำใบกำกับภาษีหาย ไม่ต้องเป็นกังวลไปค่ะ สามารถดำเนินการได้ดังนี้เลย

1. ติดต่อผู้ขายเพื่อขอรับ “ใบแทนใบกำกับภาษี”

- - ผู้เสียภาษีสามารถติดต่อผู้ขายสินค้าหรือบริการเพื่อขอรับ “ใบแทนใบกำกับภาษี” โดยผู้ขายมี “หน้าที่” ออกใบแทนใบกำกับภาษีให้ภายใน 15 วันนับตั้งแต่วันที่ได้รับแจ้ง

2. ผู้ขาย/ผู้ให้บริการดำเนินการ ดังนี้

2.1. ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และระบุรายการต่อไปนี้ลงไปในสำเนานั้น

- - (1) ใบแทนออกให้ครั้งที่
  - (2) วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
  - (3) คำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
  - (4) ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน

2.2. บันทึกรายการตาม (1) – (4) ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษีสำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย

2.3. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทน บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในดือนที่มีการออกในแทน โดยระบชื่อผู้ซื้อ เลขที่ / เล่มที่ วันที่ของใบกำกับกาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ ที่ได้มีการออกใบแทน

อ้างอิงจาก ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36)

กรณีใบกำกับภาษีหาย ทำอย่างไร ? ต้องแจ้งความมั้ย ?

เมื่อใบกำกับภาษีหาย หลายคนอาจตกใจ กลัวว่าจะมีปัญหากับการยื่นภาษีหรือการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ตามประกาศ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) ไม่มีข้อกำหนดให้ผู้รับใบกำกับภาษีต้องแจ้งความก่อน เพื่อขอรับ ใบแทนใบกำกับภาษีจากผู้ออกใบกำกับภาษี ดังนั้น หากใบกำกับภาษีหาย ไม่ต้องแจ้งความ สามารถไปขอออก “ใบแทนใบกำกับภาษี” จากผู้ขายสินค้าและบริการ ได้เลย ซึ่งผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องออกอยู่แล้วหากมีการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าและบริการ

หากผู้ซื้อร้องขอให้ออกใบกำกับภาษี แต่ผู้ขายไม่ออกให้ จะมีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาทต่อใบ ตามมาตรา 90(13)

หากคุณเป็นเจ้าของกิจการหรือทำบัญชีอยู่ การจัดเก็บเอกสารภาษีให้เป็นระเบียบเป็นสิ่งสำคัญมาก และหากใช้ระบบ e-Tax Invoice ก็จะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องเอกสารหายได้อย่างมาก หากลูกค้าหรือคู่ค้าของคุณทำใบกำกับภาษีหาย ก็สามารถค้นหาและออกใบแทนกำกับภาษีให้ได้เลย

วิธีป้องกันใบกำกับภาษีหายในอนาคต

แม้ว่าใบกำกับภาษีหายจะสามารถขอใบแทนใบกำกับภาษีได้ แต่กระบวนการก็ใช้เวลาและอาจทำให้เกิดความยุ่งยาก โดยเฉพาะในช่วงปิดงบหรือยื่นภาษี ดังนั้น การป้องกันไม่ให้ใบกำกับภาษีหายตั้งแต่ต้นจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุด แนะนำแนวทางปฏิบัติดังนี้:

1. จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ควรแยกแฟ้มเก็บใบกำกับภาษีโดยเฉพาะ และจัดเรียงตามเดือนหรือประเภทของค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า, ค่าสินค้า, ค่าบริการ เป็นต้น เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย และลดโอกาสการสูญหาย

2. สแกนเก็บเป็นไฟล์ PDF ทุกใบ หรือถ่ายรูปภาพเก็บไว้ ทุกครั้งที่ได้รับใบกำกับภาษี ควรสแกนหรือถ่ายรูปให้เป็นไฟล์ PDF แล้วจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือระบบคลาวด์ เช่น Google Drive, Dropbox หรือ OneDrive โดยตั้งชื่อไฟล์ให้มีวันที่และเลขใบกำกับภาษี เช่น 2025-03-12_INV00123.pdf เพื่อค้นหาย้อนหลังได้ง่าย

3. สำหรับธุรกิจ ควรใช้ระบบ E-Tax Invoice & E-Receipt ทางเลือกที่ทันสมัยและปลอดภัยที่สุดคือการขอใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ซึ่งได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร

ข้อดีคือ:

- - ไม่ต้องกลัวหาย เพราะเก็บอยู่ในระบบดิจิทัล สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ตลอด 24 ชั่วโมง
  - ลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์และจัดส่ง
  - ใช้เป็นหลักฐานภาษีได้ตามกฎหมาย

ข้อแนะนำ: หากคุณยังใช้ใบกำกับภาษีแบบกระดาษอยู่ ลองเริ่มต้นขอใช้แบบ e-Tax กับผู้ขาย และหากคุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือนักบัญชี ลองเปลี่ยนจากการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ มาใช้การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax invoice โดยลงทะเบียนใช้บริการกับผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ เช่น EtaxEasy ที่มีระบบรองรับสามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีที่คุณใช้งานอยู่ และถูกต้องตามมาตรฐานกรมสรรพากร

การป้องกันใบกำกับภาษีหายไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องอาศัยความใส่ใจและการวางระบบจัดเก็บที่ดี หากคุณเริ่มนำวิธีเหล่านี้ไปใช้ตั้งแต่วันนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาและเสียโอกาสทางภาษีในอนาคตอีกต่อไป