เอกสารกระดาษ จุดเริ่มต้นของต้นทุนและความเสี่ยง

เมื่อพูดถึงต้นทุนของกระดาษ หลายคนอาจจะนึกถึงเพียงราคากระดาษต่อรีม แต่ความเป็นจริงมีต้นทุนแฝงในเอกสารกระดาษอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าหมึกพิมพ์ ค่าเครื่องถ่ายเอกสาร ค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ ค่าดำเนินการ และพื้นที่จัดเก็บเอกสาร รวมถึงต้นทุนแฝงต่างๆ อีกมากมายที่ตามมา

ที่ไหนมีกระดาษ ที่นั่นต้องมีคน กระบวนการทำงานที่ใช้กระดาษจำเป็นต้องใช้กำลังคนในการจัดการ จึงมีความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่เกิดจากคน ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูลผิด การจัดเก็บเอกสารผิดที่ หรือแม้แต่การทำเอกสารสูญหาย ซึ่งนำมาสู่ต้นทุนที่ไม่จำเป็น

กระดาษ ช่องทางแห่งการทุจริต กระดาษเป็นเอกสารที่ปลอมแปลงได้ง่าย รวมถึงการตรวจสอบย้อนหลังทำได้ค่อนข้างยากและเอื้อต่อการทุจริตภายในองค์กร

การเปลี่ยนมาใช้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” จึงเป็นสิ่งที่ธุรกิจควรพิจารณา โดยเฉพาะธุรกิจค้าปลีก ที่ต้องจัดการกับเอกสารกระดาษจำนวนมาก ทั้งเอกสารที่ให้บริการหน้าร้าน เช่น ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน และเอกสารหลังบ้าน การเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Document จะช่วยลดต้นทุนและความเสี่ยงทางธุรกิจค่ะ