ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ vs. ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ต่างกันอย่างไร
การเปรียบเทียบต้นทุนในการออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์(eTax Invoice & eReceipt) และใบกำกับภาษีแบบกระดาษ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายประการ โดยเฉพาะในด้านต้นทุนทางธุรกิจ ความสะดวกสบาย และประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ซึ่งแต่ละวิธีมี ข้อดี และค่าใช้จ่ายต่างกัน ดังนี้ค่ะ
1. ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
แบบกระดาษ
ใบกำกับภาษีแบบกระดาษมีต้นทุนหลายประการที่เกี่ยวข้อง เช่น
- ต้นทุนการพิมพ์และการจัดเก็บเอกสาร: ต้องมีการพิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาเป็นกระดาษ ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในส่วนของกระดาษ หมึกพิมพ์ และการบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ ทั้งยังต้องมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น
- ต้นทุนการจัดการข้อมูลและเวลาในการทำงาน: เนื่องจากใบกำกับภาษีแบบกระดาษต้องใช้เวลามากขึ้นในการจัดเตรียมเอกสารและการจัดการเอกสาร อาจมีข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่าแบบอิเล็กทรอนิกส์
- ค่าใช้จ่ายด้านการขนส่งและส่งมอบเอกสาร: การจัดส่งใบกำกับภาษีทางไปรษณีย์หรือพนักงานจัดส่งของบริษัท ทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งอาจเพิ่มภาระให้กับธุรกิจ
ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
แบบอิเล็กทรอนิกส์ (eTax)
ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ eTax Invoice มีประโยชน์ในการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ:
- ประหยัดต้นทุนด้านวัสดุ: ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติและค่าใช้จ่ายในระยะยาว
- ลดเวลาทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพ: eTax Invoice ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้นและลดความเสี่ยงของการกรอกข้อมูลผิดพลาด เนื่องจากสามารถใช้ระบบอัตโนมัติในการกรอกข้อมูลและตรวจสอบ
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง: เนื่องจากเป็นระบบดิจิทัล สามารถส่งให้ลูกค้าทางอีเมลหรือผ่านระบบออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องมีค่าจัดส่งแบบใบกำกับภาษีแบบกระดาษ
2.ช่องทางในการนำส่งใบกำกับภาษี
การนำส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษ
- การส่งมอบโดยตรง: การส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษจะต้องส่งมอบเอกสารโดยตรงให้กับลูกค้าหรือผู้รับใบกำกับภาษี เช่น ส่งให้ในวันที่ทำการซื้อขาย หรือจัดส่งทางพนักงานจัดส่ง
- การส่งทางไปรษณีย์หรือบริการขนส่ง: ถ้าผู้รับเอกสารอยู่ห่างไกล สามารถส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งเอกสารอื่นๆ ซึ่งอาจใช้เวลาในการจัดส่งและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- การจัดเก็บสำเนา: ธุรกิจต้องเก็บสำเนาใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษเพื่อการตรวจสอบ ซึ่งต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บและมีความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายหรือเสียหายได้ค่ะ
การนำส่งใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ (eTax Invoice)
- การส่งผ่านอีเมลหรือระบบออนไลน์: ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดส่งให้ผู้รับทางอีเมลได้ทันที ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร นอกจากนี้ยังมีบริการแพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถอัปโหลดใบกำกับภาษี และให้ลูกค้าดาวน์โหลดได้อย่างสะดวก
- การเชื่อมต่อระบบภายใน: บางบริษัทอาจใช้ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่เชื่อมโยงระบบออกใบกำกับภาษีเข้ากับการจัดการบัญชีและการขาย ทำให้สามารถส่ง e-Tax Invoice โดยตรงจากระบบและเชื่อมต่อกับลูกค้าหรือหน่วยงานภาษีได้โดยอัตโนมัติ
- การส่งไปยังกรมสรรพากรโดยตรง: ในหลายกรณี ระบบ e-Tax Invoice สามารถเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรและส่งข้อมูลโดยตรงไปยังระบบของกรมสรรพากร ทำให้การตรวจสอบภาษีสะดวกและแม่นยำมากขึ้น ลดความเสี่ยงในการผิดพลาด
ข้อดีของช่องทางการนำส่ง eTax Invoice
- รวดเร็ว: การส่งผ่านระบบดิจิทัลช่วยให้การส่งถึงผู้รับทำได้ในทันที ไม่ต้องรอการขนส่งหรือการส่งไปรษณีย์
- ประหยัดต้นทุน: ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและการจัดการเอกสาร เพราะสามารถจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลได้ทั้งหมด
- มีความปลอดภัยและตรวจสอบได้ง่าย: ระบบอิเล็กทรอนิกส์มักมีการเข้ารหัสและมีระบบติดตามเอกสารที่ชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบเส้นทางของใบกำกับภาษีได้ และยังช่วยลดความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหาย
พร้อมดูแลตั้งแต่ขึ้นระบบ จนพบคำตอบที่ต้องการ
