เมื่อได้รับ e-Tax ควรทำอย่างไร
นิติบุคคลที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นต้องขอใบกำกับภาษีทุกครั้งเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อนำภาษีซื้อ (มูลค่าแวตที่ได้ถูกเรียกเก็บจากร้านค้า) มาหักลบภาษีขาย (มูลค่าแวตที่ได้เรียกเก็บจากลูกค้า) ยกเว้นสินค้าหรือบริการนั้นเป็นภาษีซื้อต้องห้าม โดยผู้ประกอบการจะนำมูลค่าส่วนต่างจากการหักลบภาษีซื้อกับภาษีขายนั้นส่งแก่กรมสรรพากร ในกรณีที่ผู้ประกอบการได้รับ ใบกำกับภาษี e-Tax Invoice ลำดับแรกควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร รวมทั้งตรวจสอบว่าเอกสารนั้นได้ออกโดยระบบ e-Tax ตามมาตรฐานกรรมสรรพากรหรือไม่ วิธีตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เบื้องต้นให้สังเกตบนเอกสารที่ได้รับต้องมีคำว่า “เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” และตรวจสอบเอกสารว่าเป็นไปตามมาตรฐานของกรมสรรพากรหรือไม่ สามารถตรวจสอบได้ผ่านระบบ TEDA Web Validation
การตรวจสอบเอกสาร e-Tax ผ่านระบบ TEDA Web Validation
เป็นการตรวจสอบผ่านเว็บไซต์ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA โดยสามารถเข้าสู่หน้าเว็บไซต์ และอัพโหลดไฟล์ e-Tax ที่ต้องการจากนั้นทำการตรวจสอบ และจะแสดงผลทันทีเมื่อเอกสาร e-Tax ถูกต้องและข้อความน่าเชื่อถือ
e-Tax Invoice คืออะไร และแตกต่างจากใบกำกับภาษีแบบเดิมอย่างไร?
e-Tax Invoice คือ เอกสารใบกำกับภาษีที่จัดทำขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลและส่งข้อมูลให้แก่ กรมสรรพากร ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งแตกต่างจากใบกำกับภาษีแบบกระดาษตรงที่ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมานั่นเองค่ะ
ข้อได้เปรียบของ e-Tax Invoice ได้แก่:
- ลดความเสี่ยงของเอกสารสูญหายหรือถูกปลอมแปลง
- ลดต้นทุนการพิมพ์และจัดเก็บเอกสาร
- ลดเวลาการส่งเอกสารระหว่างคู่ค้า
- ง่ายต่อการตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากร
- สนับสนุนการดำเนินธุรกิจแบบดิจิทัล
ทำไมต้องใช้ e-Tax Invoice และข้อได้เปรียบที่ธุรกิจไม่ควรมองข้าม
การเปลี่ยนผ่านจากระบบใบกำกับภาษีกระดาษไปสู่ e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหนึ่งในนโยบายสำคัญของรัฐบาลเพื่อส่งเสริมการทำธุรกรรมดิจิทัลอย่างปลอดภัยและตรวจสอบได้ โดยเฉพาะในยุคเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในภาคธุรกิจมากยิ่งขึ้น
ใบกำกับภาษี e-Tax Invoice เก็บอย่างไร เก็บไว้นานเท่าใด?
1) จัดเก็บอย่างไร?
ตาม พรบ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล ต้นฉบับจะเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หากพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษจะถือว่าเป็นสำเนา ดังนั้น การจัดเก็บจึงต้องเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
การเก็บรักษาใบกำกับภาษี e-Tax Invoice ที่ถูกต้องตามกฎหมาย
1.1) ผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยไม่เปลี่ยนแปลง
1.2) ต้องเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สร้าง ส่ง หรือได้รับ หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้
1.3) ต้องเก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุแหล่งกำเนิด ต้นทาง ปลายทาง และวันเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อมูลด้วย
2) จัดเก็บไว้นานเท่าใด?
ตาม มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร การเก็บใบกำกับภาษี e-Tax Invoice กำหนดให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี
บุคคลธรรมดาขอใบกำกับภาษี e-Tax Invoice ได้มั้ย นำไปใช้ประโยชน์อะไรได้บ้าง?
บุคคลธรรมดาขอใบกำกับภาษีได้ค่ะ ส่วนการนำไปใช้ประโยชน์จะสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ตามมาตรการลดหย่อนภาษีของภาครัฐ แต่จะสามารถซื้ออะไรได้บ้าง มีเงื่อนไขอย่างไร ต้องติดตามนโยบายของภาครัฐในแต่ละปี ส่วนใหญ่จะเป็นการขอ e-Tax จากร้านค้า ในระยะเวลาของโครงการสั้นๆ ค่ะ
บุคคลธรรมดาขอใบกำกับภาษีเพื่อนำไปลดหย่อนภาษี
กรณีบุคคลธรรมดาที่ได้มีการขอใบกำกับภาษี ส่วนใหญ่จะนำใบกำกับภาษีนั้นไปใช้ลดหย่อนภาษีเงินได้ แต่ไม่ใช่ทุกอย่างที่จะสามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้ รายละเอียดจะเป็นไปตามมาตรการของภาครัฐในปีนั้นๆ อย่างเช่นโครงการลดหย่อนภาษีที่ผ่านๆ มา เช่น โครงการช้อปดีมีคืน, Easy E-Receipt เป็นต้น เนื่องจากภาครัฐมีนโยบายสนับสนุนให้ภาคธุรกิจเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ จึงมีข้อกำหนดให้บุคคลธรรมดาขอใบกำกับภาษีเป็นแบบ e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เท่านั้น ที่จะสามารถนำค่าใช้จ่ายไปลดหย่อนภาษีได้
ใบกำกับภาษี e-Tax Invoice ได้รับอย่างไร?
ใบกำกับภาษี e-Tax Invoice จะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยการส่งมอบ etax จะดำเนินการด้วยวิธีต่างๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามที่ได้ตกลงกัน เช่น ผ่านทาง e-Mail หรือ SMS เป็นต้น และในตอนยื่นภาษีเงินได้ในช่วงโครงการ easy E-Receipt ลูกค้าหรือบุคคลธรรมดาสามารถย้อนกลับมาค้นหาเอกสารใน e-Mail หรือ SMS ได้ โดยเอกสารไม่สูญหาย แม้จะสิ้นสุดมาตรการนี้แล้ว การขอบิลต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงิน แนะนำให้ขอเป็น e-Receipt จากร้านค้า เพราะมีความสะดวก ปลอดภัย และเอกสารไม่สูญหายค่ะ
เมื่อได้รับ etax ควรทำอย่างไร? เก็บรักษาอย่างไร?
เมื่อบุคคลธรรมดาได้รับใบกำกับภาษี e-Tax Invoice มาแล้วเช่นเดียวกันกับนิติบุคคลที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม คือต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีว่ามีการออกด้วยระบบ etax และเป็นไปตามมาตรฐานกรมสรรพากรหรือไม่ ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้
ส่วนการเก็บรักษา บุคคลธรรมดาต้องเก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หากพิมพ์เอกสารออกมาจะนับว่าเป็นสำเนา ควรเก็บไว้ 5 ปี เผื่อกรณีที่มีการตรวจสอบจากกรมสรรพากรค่ะ
ไม่ว่าคุณจะเป็นบุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล หากได้รับ e-Tax Invoice ควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทุกครั้งผ่านระบบ TEDA และจัดเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมเพื่อใช้ในการลดหย่อนภาษีหรือยื่นภาษีได้ตามกฎหมายในปีภาษีนั้นๆ การใช้ e-Tax ไม่เพียงแต่ช่วยธุรกิจประหยัดต้นทุนและเวลา แต่ยังช่วยส่งเสริมความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และตอบรับกับโลกธุรกิจยุคดิจิทัลค่ะ
เริ่มต้นใช้งาน e-Tax ง่ายๆ กับ EtaxEasy
เข้าสู่โลกของ ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ อย่างมั่นใจ ด้วยระบบ e-Tax จาก EtaxEasy ที่ออกแบบมาเพื่อให้การจัดทำ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และ ใบรับ (e-Receipt) เป็นเรื่องง่าย สะดวก และถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
ทำไมต้องใช้บริการกับ EtaxEasy?
- ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
- รองรับทั้งนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา
- ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ
- มีระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ให้พร้อม
- รองรับไฟล์ทั้ง .PDF และ .XML
- ทีมซัพพอร์ตให้คำแนะนำทุกขั้นตอน