ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร
ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการปรับปรุงยอดเงินที่ต้องชำระในธุรกรรมทางการค้า โดยมักเกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษี (Tax Invoice) และการจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เอกสารทั้งสองประเภทนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในธุรกิจ เพื่อปรับแก้ไขการทำธุรกรรมที่มีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลง โดยบทความนี้เราจะมาพูดถึง ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร กันค่ะ
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ถือเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง เป็นเอกสารที่ออกเมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบไปนั้น “เกินกว่า” จำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ “เกินกว่า” ข้อกำหนดที่ตกลงกัน (ส่งมอบเกิน) และผู้ซื้อสินค้าหรือบริการสามารถนำใบเพิ่มหนี้ไปยื่นเพิ่มภาษีซื้อ และผู้ออกใบเพิ่มหนี้ยื่นในส่วนภาษีขาย
เหตุผลที่ต้องออก:
- คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ “ต่ำกว่า” ที่เป็นจริง (คำนวณเงินขาด)
- มีการเพิ่มปริมาณสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้
- มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในใบกำกับภาษีเดิม เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง
- ผลกระทบ: ทำให้ยอดเงินที่ต้องชำระเพิ่มขึ้น
สาระสำคัญของใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
ชื่อเอกสารชัดเจน “ใบเพิ่มหนี้“
ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทร, เลขที่บัตรประชาชน 13 หลักของผู้ขาย
ชื่อ, ที่อยู่ของผู้ซื้อ
วันที่ออกเอกสาร
เลขที่เอกสารอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิม
รายละเอียดข้อมูลมูลค่าตามเอกสารเก่า และมูลค่าคำนวณใหม่ ราคาภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนเงินสุทธิที่ต้องเรียกเก็บเพิ่ม
หมายเหตุ หรือ เหตุผลในการแก้ไขเอกสารเนื่องจากอะไร
ใบลดหนี้ (Credit Note)
ใบลดหนี้ คือ เอกสารที่ออกเพื่อลดหนี้ให้กับลูกค้า โดยจะออกเมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า และได้ทำการออกใบกำกับภาษีแก่ลูกค้าเรียบร้อย แต่ต่อมาได้เกิดปัญหาขึ้น เช่น
- สินค้าหรือบริการ ได้รับไม่ครบถ้วน
- สินค้าเสียหาย
- ไม่ตรงตามที่ได้ตกลงกันไว้
- มีการส่งสินค้าคืน
เหตุผลที่ต้องออก:
เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับปรุงยอดเงินที่ต้องชำระให้ถูกต้อง
- เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าหรือบริการไม่ครบถ้วนตามที่สั่งซื้อ
- เมื่อสินค้าหรือบริการที่ได้รับมีคุณภาพไม่ตรงตามที่ตกลงกันไว้
- เมื่อมีการตกลงกันที่จะลดราคาสินค้าหรือบริการ
- ผลกระทบ: ทำให้ยอดเงินที่ต้องชำระลดลง
สาระสำคัญของใบลดหนี้ (Credit Note)
ชื่อเอกสารชัดเจน “ใบลดหนี้“
ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทร, เลขที่บัตรประชาชน 13 หลักของผู้ขาย
ชื่อ, ที่อยู่ของผู้ซื้อ
วันที่ออกเอกสาร
เลขที่เอกสารอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิม
รายละเอียดข้อมูลมูลค่าตามเอกสารเก่า และมูลค่าคำนวณใหม่ ราคาภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนเงินสุทธิที่ต้องเรียกเก็บเพิ่ม
หมายเหตุ หรือ เหตุผลในการแก้ไขเอกสารเนื่องจากอะไร
เพื่อให้เห็นภาพการใช้งานในชีวิตจริงมากขึ้น มาดูตัวอย่างสถานการณ์ที่มักพบได้บ่อยในการออกเอกสารใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
- ใบเพิ่มหนี้: บริษัท A ออกใบกำกับภาษีขายสินค้าให้กับลูกค้า B จำนวน 100 ชิ้น ราคาชิ้นละ 50 บาท แต่ภายหลังพบว่ามีการคิดราคาผิดเป็น 45 บาท จึงต้องออกใบเพิ่มหนี้อีก 5 บาทต่อชิ้น เพื่อเรียกเก็บส่วนที่ขาดไป
- ใบลดหนี้: ลูกค้า B ตรวจรับสินค้าแล้วพบว่า 10 ชิ้นมีตำหนิ จึงขอคืนบางส่วน บริษัท A จึงออกใบลดหนี้ให้ในส่วนของสินค้าที่ส่งคืน เพื่อหักออกจากยอดขายเดิม
|
รายการ |
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) |
ใบลดหนี้ (Credit Note) |
|
วัตถุประสงค์ |
เพิ่มยอดเงินที่ต้องชำระ |
ลดยอดเงินที่ต้องชำระ |
|
เหตุผล |
สินค้า / บริการเกิน, คำนวณราคาต่ำกว่า, ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม |
สินค้า / บริการไม่ครบ, เสียหาย, ไม่ตรงตามข้อตกลง, คืนสินค้า |
|
ผลกระทบ |
ยอดเงินเพิ่มขึ้น |
ยอดเงินลดลง |
ใบเพิ่มหนี้ และ ใบลดหนี้ มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีและภาษี และเอกสารทางการค้า ทำให้การทำธุรกรรมเป็นไปอย่างโปร่งใส และยุติธรรม ทั้งยังมีผลกระทบต่อการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทั้งสองประเภทนี้ เพื่อนำไปใช้ในการจัดทำเอกสารทางบัญชีให้ถูกต้อง
การศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ถูกต้องตามกฎหมาย และลดปัญหาจากการตรวจสอบภาษีในอนาคต หากคุณต้องการออกเอกสารเหล่านี้อย่างง่ายดายและถูกต้อง แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีหรือระบบที่สามารถออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ได้อย่างมืออาชีพ เช่น EtaxEasy ผู้ให้บริการระบบ e-Tax invoice & e-receipt พร้อมทั้งบริการ e-document และอื่นๆ เราเป็นผู้เชียวชาญด้านเอกสารและใบกำกับภาษี มีประสบการณ์นำส่งข้อมูลทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์มามากกว่า 10 ปี
สามารถติดต่อ ปรึกษา และสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่:
เบอร์โทร: 062-6265059
ไลน์: @etaxeasy
Facebook: EtaxEasy: โปรแกรมจัดทำใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
Email: etaxeasy@topmte.com
