หมดยุคกระดาษ ใช้ e-Tax ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ส่งผ่านช่องทางออนไลน์ ลดต้นทุนกิจการ

เอกสารใบกำกับภาษี เป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ผู้ประกอบการที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี) ต้องจัดทำและส่งมอบให้กับลูกค้าเพื่อแสดงรายการสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่ม ก่อนจะมีระบบ e-Tax ผู้ประกอบการต้องออกใบกำกับภาษีเป็นเอกสารกระดาษเท่านั้น เนื่องจากเป็นเอกสารสำคัญและมีความเสี่ยงถูกปลอมแปลงได้ง่าย แต่ปัจจุบันผู้ประกอบการสามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำส่งไฟล์ให้กับลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้แล้ว ผ่านระบบ e-Tax ที่ทางกรมสรรพากรพัฒนาขึ้นมาเท่านั้น ในบทความนี้จะพาผู้ประกอบการทุกท่านไปเรียนรู้ระบบ e-Tax กันให้มากขึ้นพร้อมแนะนำการศึกษาความพร้อมว่าต้องเรียนรู้อะไรบ้างก่อนใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ค่ะ

ใบกำกับภาษี เอกสารสำคัญสำหรับผู้ประกอบการจด VAT ต้องรู้!

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำและออกให้กับผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้า หรือรับบริการในแต่ละครั้ง

กรณีการขายสินค้า ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีพร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อในทันที่ที่มีการส่งมอบสินค้าให้กับผู้ซื้อ

กรณีการให้บริการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีพร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ผู้รับบริการในทันทีที่ได้รับชำระราคาค่าบริการ

ผู้ประกอบการจะทะเบียน ต้องจัดทำใบกำกับภาษีอย่างน้อย 2 ฉบับ ดังนี้

ต้นฉบับ ส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
สำเนา เก็บรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการลงรายงานภาษีเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ทำรายงาน

สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เป็นผู้ซื้อสินค้าหรือบริการต้องเรียกใบกำกับภาษีจากผู้ประกอบการจดทะเบียนอื่น ซึ่งเป็นผู้ขายสินค้าหรือให้บริการเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม และหากผลการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีซื้อมากกว่าภาษีขาย ถือเป็นเครดิตภาษี ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสิทธินำไปชำระภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่คำนวณภาษีนั้น และหากในเดือนภาษีที่นำเครดิตภาษีไปชำระยังมีเครดิตภาษีคงเหลืออยู่อีกก็มีสิทธินำไปชำระภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนภาษีถัดไปได้

ในกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียน ไม่ใช้สิทธินำเครดิตภาษีที่เหลืออยู่ไปชำระภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนถัดไป ก็มีสิทธิขอคืนภายใน 3 ปี นับแต่วันพ้นกำหนดเวลายื่นแบบแสดงรายการภาษีสำหรับเดือนภาษีนั้น

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) การออกเอกสารยุคดิจิทัล ผู้ประกอบการห้ามพลาด

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกภาคธุรกิจ กรมสรรพากรได้พัฒนาระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่อรองรับการออกเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการเอกสารภาษีได้ง่ายขึ้น ลดต้นทุน ลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือถูกปลอมแปลง และยังช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้น

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรูปแบบถูกต้องตามข้อกำหนดกรมสรรพากร และสามารถใช้แทนใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษได้ 100% โดยต้องออกเอกสารผ่านระบบที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากรเท่านั้น เช่น การออกผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ (Service provider) หรือพัฒนาโปรแกรมของตนเองตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด

การส่งให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

ผู้ประกอบการสามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ได้ 2 วิธี

วิธีที่ 1 ส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 (มาตรา 15 – มาตรา 24) ซึ่งต้องเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ตามวิธีที่ตกลงกัน เช่น ส่งทางอีเมล เป็นต้น ซึ่งต้องจัดเก็บข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

วิธีที่ 2 เมื่อผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการร้องขอใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบกระดาษ สามารถส่งไฟล์ข้อมูลที่จัดทำขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้น จัดพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์และส่งมอบเอกสารกระดาษแก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการก็ได้ โดยต้องปรากฎข้อความบนเอกสารว่า “เอกสารได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีทางอิเล็กทรอนิกส์” ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการต้องจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ

โดยระบบ EtaxEasy มีบริการเสริมในการจัดทำ พิมพ์ และจัดส่งเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่พิมพ์จัดส่งในรูปแบบกระดาษ หากลูกค้าของท่านมีความต้องการ

อ้างอิง: กฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ.2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt

ลดต้นทุน: ไม่ต้องพิมพ์เอกสารหรือจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์

ส่งมอบเอกสารได้รวดเร็ว: ส่งผ่านอีเมลหรือระบบออนไลน์ได้ทันที

เพิ่มความปลอดภัย: เอกสารมีลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ช่วยป้องกันการปลอมแปลง

เก็บรักษาง่าย: ไม่ต้องใช้พื้นที่เก็บเอกสารกระดาษ และค้นหาได้ง่าย

ใครบ้างที่ควรใช้ e-Tax?

ธุรกิจที่มีปริมาณการออกใบกำกับภาษีจำนวนมาก
บริษัทที่ต้องการลดขั้นตอนงานเอกสาร
ผู้ประกอบการที่เน้นความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือในด้านบัญชีและภาษี
ธุรกิจที่ต้องส่งเอกสารให้คู่ค้าอย่างรวดเร็ว เช่น บริษัทเอกชน หน่วยงานราชการ หรือองค์กรขนาดใหญ่

การเปลี่ยนมาใช้ e-Tax ไม่เพียงเป็นทางเลือก แต่กำลังกลายเป็น “ความจำเป็น” ที่ผู้ประกอบการยุคดิจิทัลไม่ควรมองข้าม หากคุณยังใช้ระบบกระดาษอยู่ นี่อาจเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการปรับตัว และก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล

เริ่มต้นเป็นผู้ประกอบการที่มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ศึกษาความพร้อมอะไรบ้าง?

จำเป็นต้องมีความรู้ ความเข้าใจในหลักเกณฑ์ และวิธีการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการปรับปรุงระบบงานขายสินค้าหรือบริการให้รองรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ส่งให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ และพร้อมส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้ตามที่กฎหมายกำหนด ขั้นตอนเพื่อเตรียมความพร้อมดังนี้

1. ศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544
กฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ.2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์
ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ (ขมธอ.3-2560)
ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยการใช้ข้อความ XML สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน (ขมธอ. 14-2560)

2.ศึกษาวิธีการจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ได้ที่เว็บไซต์ https://etax.rd.go.th เมนูสนับสนุน > คำแนะนำ/คู่มือการใช้งาน

3.พิจารณากระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) และประเมินความพร้อม ในการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่เหมาะสมกับกิจการ

4.ปรับปรุงหรือพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ของกิจการให้สามารถรองรับการจัดทำ ส่ง และจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้

5.จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์

6.ยื่นคำขอให้ประกาศรายชื่อเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (แบบ บ.อ.01) ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากรตามที่กำหนด

ในการศึกษาความพร้อมอาจดูเหมือนมีขั้นตอนยุ่งยาก แต่หากท่านใช้บริการกับทาง EtaxEasy เรามีผู้เชี่ยวชาญดำเนินจัดการให้ ไม่ต้องดำเนินการจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือยื่นคำขอให้ประกาศรายชื่อเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ EtaxEasy ดำเนินให้ทุกขั้นตอน ท่านเพียงเตรียมพร้อมใช้งานระบบได้เลย

สำหรับผู้ประกอบการท่านไหนที่สนใจในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แต่ไม่รู้ว่าควรเริ่มต้นจากตรงไหนสามารถทัก EtaxEasy ให้เราแนะนำและให้คำปรึกษาท่านได้ หรือสามารถดาวน์โหลด ebook 30 เรื่องต้องรู้ก่อนใช้งาน ETAX ได้ฟรี! คลิก Banner ด้านล่างเพื่อดาวน์โหลด (กรอกฟอร์มเพื่อดาวน์โหลด)