e-billing คืออะไร?

“ e-billing คืออะไรกันนะ เข้าสู่ยุคดิจิทัลอะไรๆ ก็ดูทันสมัยไปซะหมดแถบจะทุกอย่างก็ว่าได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความสะดวกในการเดินทาง ความสะดวกในเรื่องของเครื่องมือการทำธุรกิจ และระบบอย่างอีกอื่นมากมาย เป็นต้น ”

e-billing (ใบเเจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์)

e-billing ย่อมาจาก electronic billing หมายถึง ระบบการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ คือการออกเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนที่ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ โดยผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ส่งให้ผู้ซื้อผ่านช่องทางอีเมล หรือช่องทางออนไลน์อื่นๆ เเละแทนการส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทางไปรษณีย์หรือส่งมอบด้วยมือ เป็นต้น

ผู้ประกอบการใช้เพื่อทดแทนใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความสะดวกในการทำธุรกรรมทางธุรกิจมากขึ้น ช่วยลดขั้นตอนการทำงานและเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย และเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดไว้ ร่วมทั้งช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมไปพร้อมกัน

ประโยชน์ของ e-billing มีอะไรบ้าง?

ผู้ขายสามารถออกใบแจ้งหนี้และส่งให้ลูกค้าทางออนไลน์ได้ง่ายดาย ลูกค้าก็สามารถดูและชำระเงินผ่านระบบออนไลน์ได้เช่นกัน สร้างความสะดวกให้กับทั้งเจ้าของกิจการและผู้ใช้บริการ และในการทำงานได้อย่างมากและยังช่วยควบคุมงบประมาณในการใช้จ่ายภายในองค์กรได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น อาทิ เช่น

- ช่วยให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้และชำระเงินรวดเร็วขึ้นประหยัดเวลาในการส่งและรับใบแจ้งหนี้ สะดวกทั้งผู้ประกอบการและผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี
- การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing ยังช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงานได้ค่อนข้างเยอะอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของค่าใช้จ่าย เช่น ค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าจัดส่ง
- การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing ยัง ช่วยลดการใช้กระดาษ เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เเละส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับทางองค์กร
- การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ช่วยป้องกันข้อมูลสูญหายหรือถูกปลอมแปลง เพื่อลดความเสี่ยงจากการสูญหาย ฉีกขาด หรือปลอมแปลงใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
- การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing ยังมีช่องทางสำหรับการติดตามตรวจสอบง่ายสามารถค้นหาและตรวจสอบใบแจ้งหนี้ย้อนหลังได้สะดวก เพื่อป็นตัวช่วยในการลดเวลาในการทำงานลง
- ระบบต่างๆ ที่ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing สามารถใช้งานระบบการเชื่อมต่อกับระบบบัญชีออนไลน์ได้ง่าย ทำให้ง่ายและสะดวกต่อการทำงานมากขึ้นอีกด้วยค่ะ

รูปแบบของ e-billing

e-billing มีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปแล้ว e-billing จะมีรูปแบบดังนี้

- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-billing ที่ออกเป็นไฟล์ PDF ที่สามารถดาวน์โหลดและพิมพ์ออกมาเก็บไว้ได้
- อีเมล ที่มีใบแจ้งหนี้แนบมา
- เว็บไซต์ ที่สามารถเข้าดูและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้

e-billing มีประเภทอะไรบ้าง?

1. e-Invoice: ใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป

- ใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป: เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้ขายให้กับลูกค้า สามารถออกได้ทั้งในรูปแบบ e-Tax Invoice และรูปแบบอื่นๆ

2. e-Tax invoice: ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์

- ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) : เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องออก e-Tax Invoice ให้กับลูกค้าทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือใช้บริการ เป็นต้น

3. e-Receipt: ใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์

- ระบบการรับวางบิลออนไลน์: เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถออกใบแจ้งหนี้และรับชำระเงินจากลูกค้าผ่านระบบออนไลน์

“ e-billing เป็นเรื่องที่หลายคนในแวดวงธุรกิจให้ความสนใจ และกำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ เพราะเป็นเสมือนอุปกรณ์การทำงานในการช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้น และ e-billing ยังช่วยทำให้ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือนับเป็นภาพลักษณ์ที่ดีเลยทีเดียวสำหรับองค์กร และสามารถนำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ และลดต้นทุน เป็นต้น ”

“ เห็นมั้ยค่ะว่าประโยชน์ของการออกเอกสารแบบอิล็กทรอนิกส์ e-billing มีข้อดีอย่างไร บอกเลยว่าเยอะมากจริงๆ แล้วจะรอช้าอยู่ทำไมมาเริ่มใช้งานระบบการออกเอกสารในรูปแบบของระบบอิเล็กทรอนิกส์กันได้แล้วค่ะ บอกเลยว่าระบบงานอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้สามารถตอบโจทย์ความต้องการของผู้ประกอบการและผู้ใช้บริการได้อย่างมากเลยทีเดียว และยังดูมีความทันสมัยในการใช้งานปรับเข้ากับยุคสมัยใหม่ในอนาคต ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือและต่อยอดธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วยค่ะ ”