ธุรกิจของคุณควรเริ่มใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt แล้วหรือยัง?

การทำธุรกิจในปัจจุบันไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนในอดีต ทั้งจากการแข่งขันที่สูงขึ้น พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และการเปลี่ยนผ่านของระบบต่าง ๆ สู่ยุคดิจิทัล หนึ่งในเรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องปรับตัวให้ทัน คือ ระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่รู้จักกันในชื่อ e-Tax Invoice & e-Receipt

ตามกฎหมายภาษีของประเทศไทย หากธุรกิจมีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า โดยการจัดทำใบกำกับภาษีมักอยู่ในรูปแบบกระดาษ และต้องเก็บรวบรวมไว้เพื่อจัดส่งให้กรมสรรพากร ทุกวันที่ 15 ของเดือนถัดไป และแบบออนไลน์ ทุกวันที่ 23 ของเดือนถัดไป (ตรวจสอบเพิ่มเติม: https://www.rd.go.th/62348.html) อย่างไรก็ตาม ปัจจุบัน กรมสรรพากรได้ส่งเสริมให้ผู้ประกอบการเปลี่ยนมาใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ซึ่งเป็นรูปแบบใหม่ของการจัดทำและส่งเอกสารภาษีในระบบออนไลน์ โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลและผ่านการรับรองจากระบบกลางของกรมสรรพากร จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้ประกอบการหลายรายเริ่มตั้งคำถามว่า

“ธุรกิจของเราควรเริ่มเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice แล้วหรือยัง?”
บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจระบบ e-Tax ตั้งแต่พื้นฐาน ข้อดี-ข้อเสีย รวมถึงแนวทางในการตัดสินใจว่าคุณควรเริ่มต้นใช้งานหรือไม่?

สารบัญ

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

- - 1. e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบแตกต่างกันอย่างไร?

- - 2. ประเภทเอกสารที่ครอบคลุม

- - 3. ความแตกต่างระหว่างเอกสารกระดาษและ e-Tax

Checklist ใครบ้างที่ควรเริ่มออกใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของการออกใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์

เริ่มต้นใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างไร?

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

ระบบใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
และใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบแตกต่างกันอย่างไร?

1.1 e-Tax Invoice & Receipt

เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ในรูปแบบไม่จำกัดรายได้ โดยการจัดทำเอกสารสามารถจัดทำในรูปแบบใดก็ได้ เช่น PDF, PDF/A-3 หรือ XML ในส่วนของการรับรองใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) จากนั้นส่งมอบให้กับคู่ค้าตามวิธีที่ตกลงกัน เป็นไปตาม พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และเรื่องของการนำส่งข้อมูลในกับกรมสรรพากรสามารถนำส่งได้ 3 ช่องทาง คือ

Web Upload
Service Provider
Host to Host

1.2 e-Tax Invoice by Email

เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท จัดทำเอกสารในรูปแบบ PDF/A-3 รับรองโดยประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จาก สพธอ. หรือ ETDA ซึ่งเป็นการรับรองเอกสารเพียงครั้งเดียวต่อหนึ่งชุดข้อมูล (1 Time Stamp ต่อ 1 การส่ง) และส่งมอบให้กับคู่ค้าได้เพียงช่องทางเดียว คือ อีเมลเท่านั้น อีกทั้งในส่วนของการนำส่งข้อมูลในกับสรรพากร ระบบจะทำการส่งให้กรมสรรพากรแบบอัตโนมัติ

(อ่านบทความเพิ่มเติม: e-Tax Invoice คืออะไร?)

2. ประเภทเอกสารที่ครอบคลุม

ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีเต็มรูป (ม.86/4)
ใบเพิ่มหนี้ (ม.86/9)
ใบลดหนี้ (ม.86/10)
ใบเสร็จรับเงินที่ราชการออกให้จากการขายทอดตลาด (ม.86/14)

ใบรับ

1.หลักฐานรับเงิน หรือ รับชำระราคา
2.ได้รับจากผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา
- การขายสินค้า/ให้บริการ ของผู้ประกอบการ VAT หรือ
- การรับเงิน/รับชำระราคาของผู้ประกอบการ SBT
3.การรับเงิน/รับชำระราคากรณีอื่น

ใบรับ (ประกาศอธิบดีเกี่ยวกับอากรแสตมป์ #34)

มีการกำหนดว่า เมื่อใดจึงต้องออก “ใบรับ” เป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะในกรณีที่ไม่ได้ใช้ใบกำกับภาษี โดยมีเกณฑ์ดังนี้:

ประเภทการขาย/บริการ	มูลค่าแต่ละครั้ง	ต้องออกใบรับหรือไม่
รายย่อย (บุคคลธรรมดา)	เกิน 1,000 บาท	ต้องออก
กิจการขนาดย่อม	เกิน 500 บาท	ต้องออก
รายอื่นๆ ที่ไม่เข้าข่าย 1-2	เกิน 100 บาท	ต้องออก
ขายที่ไม่เข้าข่าย VAT/SBT	เกิน 100 บาท	ต้องออก

(อ้างอิง: https://www.rd.go.th/)

3.ความแตกต่างระหว่างเอกสารกระดาษ กับ e-Tax invoice

เอกสารกระดาษ กับ ใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice) มีความแตกต่างกันหลักๆ ในเรื่องของรูปแบบ, การยืนยันตัวตน, และความสะดวกในการใช้งาน e-Tax เป็นรูปแบบดิจิทัลที่ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลหรือประทับรับรองเวลาเพื่อยืนยันเอกสาร, ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้ทางออนไลน์, และมีข้อดีด้านความรวดเร็ว, ลดต้นทุน, และรักษ์สิ่งแวดล้อม.

ลักษณะ	เอกสารกระดาษ	e-Tax
รูปแบบ	พิมพ์บนกระดาษ	ข้อมูลดิจิทัล
การยืนยันตัวตน	ลงลายมือชื่อด้วยตนเอง	ลงลายมือชื่อดิจิทัล หรือประทับรับรองเวลา
การส่งข้อมูล	ส่งทางไปรษณีย์ หรือส่งมอบด้วยตนเอง	ส่งทางออนไลน์
ความสะดวก	ต้องจัดเก็บกระดาษ, อาจเกิดปัญหาในการจัดเก็บและค้นหา	สะดวกในการจัดเก็บ, ค้นหา, และส่งข้อมูลได้ง่าย
ต้นทุน	มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์, จัดเก็บ, และขนส่ง	ลดต้นทุนในการพิมพ์, จัดเก็บ, และขนส่ง
ความปลอดภัย	อาจเสี่ยงต่อการปลอมแปลง, สูญหาย	ปลอดภัยกว่าเนื่องจากมีลายมือชื่อดิจิทัลหรือประทับรับรองเวลา
การรักษาสิ่งแวดล้อม	ใช้ทรัพยากรธรรมชาติมากกว่า, ทำให้เกิดขยะจากเอกสาร	ลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติ, ช่วยลดขยะ

Checklist ใครบ้างที่ควรเริ่มออกใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์

ในยุคที่เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทในทุกภาคส่วนของสังคม การบริหารจัดการด้านภาษีก็ไม่อาจหลีกเลี่ยงการปรับตัว ระบบ e-Tax จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ภาครัฐผลักดันให้ธุรกิจทุกระดับนำมาใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่เข้าเกณฑ์การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) การใช้ e-Tax จึงไม่ใช่แค่ “ทางเลือก” อีกต่อไป แต่กำลังกลายเป็น “ความจำเป็น” ที่ไม่ควรมองข้าม

ธุรกิจที่เริ่มปรับใช้ระบบ e-Tax ตั้งแต่เนิ่นๆ จะได้รับข้อได้เปรียบในหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนในการจัดพิมพ์เอกสาร การลดภาระในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารย้อนหลัง รวมถึงการเพิ่มความรวดเร็วในการจัดการภาษีอย่างถูกต้องและโปร่งใส ที่สำคัญคือยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ของธุรกิจให้ดูทันสมัย มีระบบ และพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐได้ตลอดเวลา ในทางกลับกัน ธุรกิจที่ยังใช้ระบบเอกสารกระดาษแบบเดิม อาจต้องเผชิญกับความล่าช้า ความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และความยุ่งยากในการส่งเอกสารให้ลูกค้าและสรรพากร โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องเร่งรีบหรือต้องการความถูกต้องอย่างเร่งด่วน

หากท่านยังรู้สึกไม่มั่นใจว่า “ธุรกิจของฉันเหมาะกับ e-Tax แล้วหรือยัง?” เราได้จัดทำ Checklist ง่ายๆ เพื่อช่วยให้ท่านประเมินตัวเองเบื้องต้น ว่าถึงเวลาแล้วหรือไม่ที่จะก้าวเข้าสู่ระบบ e-Tax อย่างเต็มตัว

Checklist Table : ธุรกิจของคุณควรใช้ e-Tax แล้วหรือยัง?

หัวข้อ	คำถามตรวจสอบธุรกิจของคุณ	คำอธิบายเพิ่มเติม	แนวทางแนะนำ / Solution
ประเภทธุรกิจ	ธุรกิจของคุณจดทะเบียนนิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดาที่จด VAT ใช่หรือไม่?	ผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบ VAT ควรเริ่มใช้งาน e-Tax เพื่อลดภาระด้านเอกสาร	เริ่มต้นเตรียมระบบการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
รายได้ประจำปี	รายได้รวมทั้งปีของธุรกิจไม่เกิน 30 ล้านบาทหรือไม่?	ธุรกิจรายเล็กสามารถใช้รูปแบบ e-Tax แบบ PDF/A-3 ได้ซึ่งต้นทุนต่ำและดำเนินการง่าย	เหมาะกับระบบ e-Tax แบบ PDF ส่งผ่านอีเมล พร้อม Time Stamp
ระบบจัดการเอกสาร	ปัจจุบันออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF หรือใช้ระบบ ERP อยู่แล้วหรือไม่?	ถ้ามีระบบจัดการเอกสารอยู่แล้วจะสามารถต่อยอดสู่ e-Tax ได้รวดเร็ว	ประสานกับผู้พัฒนาระบบเพื่อเพิ่มฟังก์ชัน e-Tax หรือใช้ระบบสำเร็จรูปจากผู้ให้บริการ
การส่งเอกสารให้ลูกค้า	ปกติส่งเอกสารผ่านอีเมลหรือช่องทางดิจิทัลเป็นหลักใช่ไหม?	การใช้อีเมลเป็นช่องทางส่งใบกำกับภาษีทำให้เหมาะกับ e-Tax แบบ PDF/A-3	เริ่มจัดโครงสร้างไฟล์ PDF ให้ตรงตามมาตรฐาน PDF/A-3 พร้อมลง Time Stamp
ความรู้เกี่ยวกับข้อกำหนดภาษี	คุณทราบหรือไม่ว่า กรมสรรพากรสามารถรับข้อมูลจากระบบ e-Tax ได้อัตโนมัติ?	ระบบ e-Tax ที่ได้มาตรฐานจะส่งข้อมูลเข้ากรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนซ้ำซ้อน	ปรึกษาผู้ให้บริการระบบ e-Tax หรือศึกษาคู่มือจากกรมสรรพากรเพื่อเริ่มใช้งาน

หากคุณ ตอบว่า “ใช่” ตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป แสดงว่าธุรกิจของคุณ พร้อมแล้ว สำหรับการเปลี่ยนไปใช้ e-Tax อย่างเต็มรูปแบบ

ข้อดีของการออกใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์

ลดปัญหาการจัดการข้อมูลหรือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ
ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร
เป็นการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
นำข้อมูลไปใช้ในการประมวลผลในระบบสารสนเทศเพื่อประโยชน์ขององค์กร
ลดการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษ
มีความน่าเชื่อถือและผลผูกพันทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

เริ่มต้นใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างไร?

เนื่องจากกรมสรรพากรได้พัฒนาระบบบริการ e-Tax ขึ้น และมีนโยบายส่งเสริมเรื่องนี้ต่อเนื่องมาหลายปี หากธุรกิจของคุณกำลังเริ่มสนใจ หรือ เริ่มต้นทำระบบในปีนี้ สามารถติดต่อให้ EtaxEasy ให้คำแนะนำและเป็นที่ปรึกษาแก่ธุรกิจท่าน หรือสามารถดำเนินขั้นตอนได้ดังนี้:
- ประเมินความพร้อมภายในองค์กร
  เริ่มจากการตรวจสอบและเตรียมความพร้อมของระบบภายในองค์กร ทั้งในด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และโครงสร้างระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถรองรับการจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate)
  เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างคู่ค้า ผู้ประกอบการจำเป็นต้องขอรับใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง (Certification Authority: CA) ซึ่งจะใช้ในการสร้างลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
- ยื่นคำขอขึ้นทะเบียน
  ผู้ประกอบการต้องยื่นคำขอเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร https://etax.rd.go.th โดยต้องติดตั้งโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer และดำเนินการลงทะเบียนแบบฟอร์ม บ.อ.01 ภายในระบบ
- จัดทำและนำส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
  เมื่อระบบพร้อมแล้ว สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ และส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการตามเงื่อนไขทางการค้า โดยข้อมูลจะถูกนำส่งไปยังกรมสรรพากรตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560 ผ่านช่องทางที่เหมาะสม ได้แก่:
1. - Upload ผ่านเว็บไซต์
  - Host to Host
  - ผ่านผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Service Provider)
จัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย
ผู้จัดทำเอกสารต้องจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวไว้อย่างถูกต้องและปลอดภัยตามข้อกำหนดของกฎหมาย เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้เมื่อต้องการ