e-Tax หรือ e-Tax Invoice (Inv.) ใบกำกับภาษีออนไลน์ คำเหล่านี้มักพบเจอบ่อยขึ้นในช่วงระยะเวลาปีสองปีนี้ แต่มีใครจะรู้บ้างว่าจริงๆแล้ว e-Tax เกิดขึ้นมาตั้งแต่เมื่อไหร่? หน่วยงานไหนเป็นผู้ผลักดัน และที่สำคัญ e-Tax เนี่ยมันคืออะไร ฟังไปฟังมาแล้วรู้สึกว่ายุ่งยากและเป็นเหมือนสิ่งที่ไกลตัวเรา แต่ที่จริงแล้วมันไม่ได้เป็นอย่างนั้นเลย ในบทความนี้ เราจะมาเล่าให้ฟังว่า e-Tax มีความเป็นมาอย่างไร!
เริ่มจากในปี 2555 กรมสรรพากรมีนโยบายสนับสนุนให้ผู้ประกอบการจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Inv.) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) แทนการใช้สำเนากระดาษ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของภาคเอกชน และเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการอิเล็กทรอนิกส์ (e-Service)ของภาครัฐ ตามนโบายหลักของรัฐบาลที่เราได้ยินกันบ่อยๆว่า เศรษฐกิจดิจิทัล (Digital Economy)
e-Tax Invoice คืออะไร?
e-Tax Inv. แปลตรงตัวก็คือ ใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่จริงๆแล้วคือ การจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษีให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ใบกำกับภาษีออนไลน์ ทำหน้าที่เหมือนกับแบบฟอร์มใบกำกับภาษีของนิติบุคคลที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) ที่จำเป็นต้องใช้เก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม(VAT) แต่ต่างกันที่จะอยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็อทรอนิกส์
ถึงอย่างนั้น ก็ไม่ใช่ว่าจะสามารถนำแบบฟอร์มใบกำกับภาษีที่อยู่ในรูปแบบกระดาษไปแสกนเพื่อแปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นะครับ ทางกรมสรรพากรได้มีการกำหนดหลักเกณฑ์ในการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยการจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษี รวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงิน ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ก่อนจะส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าและบริการ
มีเอกสารอะไรที่เกี่ยวข้องบ้าง?
- ใบกำกับภาษี (เต็มรูป) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบเพิ่มหนี้ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
หน้าที่ของผู้ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
- จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร
- ส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- นำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ให้กรมสรรพากรตามระยะเวลาที่กำหนด
- เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามที่กฎหมายกำหนด
e-Tax Invoice มีกี่ระบบ?
e-Tax Inv. มีด้วยกันทั้งหมด 2 ระบบ ซึ่งผู้ประกอบการต้องเลือกใช้งานผ่านระบบใดระบบหนึ่งเท่านั้น วิธีการเงื่อนไขการจัดทำแต่ละระบบมีวิธีการทำที่แตกต่างกัน ดังนี้:
เป็นระบบที่ให้ผู้ประกอบการจัดทำ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ให้อยู่ในรูปแบบ XML File หรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น เช่น Microsoft Word , Microsoft Excel , PDF หรือ PDF/A-3 ที่ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้าหรือให้บริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และมีหน้าที่นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร สำหรับข้อมูลที่ต้องการนำส่งให้กรมสรรพากรนั้น ต้องเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบ XML File ตามมาตรฐาน (ขมธอ.3-2560) เท่านั้น
ประโยชน์ของการรับรองข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
1.สามารถตรวจสอบการถูกแก้ไขปลอมแปลงด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์
2.สามารถเชื่อมโยงเอกสารเพื่อยืนยันตัวจนผู้ออกเอกสาร
3.มีผลทางกฎหมายตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
ผู้มีสิทธิ์จัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ระบบ e-Tax Inv. & e-Receipt
1.ผู้ประกอบการจดทะบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร หรือ มีหน้าที่ออกใบเสร็จรับเงิน ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
2.มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) ที่อยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ และสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
3.มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่า ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และ ใบรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำและนำส่งให้แก่ผู้รับมีความถูกต้องครบถ้วนโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้
4.ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับการอนุมัติจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบ e-Tax Inv. by Email
ผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สามารถนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้ 3 ช่องทาง
1.Upload นำส่งข้อมูลด้วยวิธีการอัปโหลดผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร
2.Service Provider เป็นวิธีการนำส่งข้อมูลโดยผ่านผู้ให้บริการที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด
3.Host to Host นำส่งข้อมูลผ่านระบบนำส่งที่ผู้ประกอบการเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรโดยตร
2. ระบบ e-Tax Invoice by Email
เป็นระบบที่ให้ผู้ประกอบการใช้เพื่อเตรียมความพร้อมหรือเกิดความคุ้นเคยก่อนเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์แบบเต็มรูปแบบ สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้าน/ปี ที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยแบบไฟล์ PDF/A-3 ส่งผ่านอีเมล์ให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการพร้อมสำเนา CC ไปยังระบบ e-Tax Inv. by Email เพื่อการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลที่ประทับรับรองเวลาแล้วให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการและผู้ออกใบกำกับภาษีเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรม
ประโยชน์ของการรับรองข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
เพื่อรับรองความมีอยู่ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ณ ขณะที่มีการรับรองและสามารถตรวจพบได้ หากมีการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล นับแต่เวลาที่ได้มีการรับรองเวลา
ผู้มีสิทธิ์จัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Inv. by Email
1.ผู้ประกอบการจดทะบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร
2.มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านต่อปี
3.ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับการอนุมัติจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบ e-Tax Inv. & e-Receipt
1.ลดความยุ่งยากและสะดวกรวดเร็ว
แต่เดิมขั้นตอนการยื่นภาษีต่อกรมสรรพากรนั้นมีความยุ่งยาก ซับซ้อน และใช้เวลาในการดำเนินการที่ยาวนาน การเปลี่ยนรูปแบบมายื่นภาษีต่อกรมสรรพากรผ่านระบบ e-Tax จะลดการจัดเก็บเอกสารลงเป็นจำนวนมากและลดความผิดพลาดจากการคิดคำนวณ เนื่องจากระบบ e-Tax จะช่วยเก็บข้อมูลเพื่อจัดเก็บและจัดเรียงข้อมูลให้พร้อมใช้สำหรับการยื่นภาษีต่อกรมสรรพากรอยู่เสมอและตัวระบบเองยังสามารถจัดส่งข้อมูลให้กรมสรรพกากรแบบอัตโนมัติ
2.ลดต้นทุนที่มองไม่เห็น
ต้นทุนแฝงในการจัดทำเอกสารใบกำกับภาษีมีอยู่มากมาย ทั้งที่มองเห็นและที่มองไม่เห็นได้แก่ กระดาษ หมึกพิมพ์ แรงงาน สถานที่จัดเก็บ และระยะเวลาในการนำส่ง หากนำสิ่งเหล่านี้มาคำนวณเป็นต้นเลขจะพบว่าเป็นตัวเลขที่ไม่น้อยเลยทีเดียว
e-Tax Inv. สามารถเข้ามาช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ ไม่ว่าจะเป็นการใช้กระดาษและหมีกพิมพ์ในการจัดทำเอกสาร ไม่ต้องเสียแรงงานทรัพยากรบุคคลและเวลาจำนวนมากไปกับการจัดทำเอกสารรวมถึงจัดส่ง ไม่ต้องมีพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารจำนวนมากๆ เพราะจำเป็นต้องเก็บเอกสารภาษีไว้ในที่ปลอดภัย เพราะมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการจัดทำและนำส่งข้อมูลที่จะเก็บไว้บนคลาวด์ให้หมดแล้ว
3.นำพาองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัล
e-Tax ได้นำการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจในยุคปัจจุบันที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของงานให้ดียิ่งขึ้น พนักงานในองค์กรมีเวลาเพิ่มขึ้นในการดำเนินงานหรือพัฒนางานในส่วนอื่นที่มีความสำคัญมากกว่าช่วยให้บริษัทองค์กรเติบโตขึ้น และเป็นก้าวแรกในการเตรียมพร้อมรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
4.ได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษี
ตาม พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 683 ที่ผู้ที่ลงทุนในระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (E-Tax) มีสิทธิได้รับยกเว้นรัษฎากร (ภาษีอากรแผ่นดิน) และภาษีเงินได้เท่าที่จ่ายบางส่วนตามเงื่อนไขที่กำหนด
5.เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ
ระบบ e-Tax สามารถกำหนดผู้เข้าถึง หรือ สามารถกำหนดหน้าที่ที่ให้กับพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำเอกสารภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีรายงานประวัติผู้เข้าใช้ระบบรวมทั้งเช็ครายละเอียดกิจกรรมที่ผู้เข้าใช้ระบบทำในเวลานั้นๆ
หลังจากที่อ่านกันจบแล้ว ผมเชื่อว่าทุกท่านคงพอจะได้ความรู้เกี่ยวกับไม่มากก็น้อย
ระบบ e-Tax Inv. เปรียบเสมือนเครื่องมือที่ผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจใช้เพื่อทำให้สามารถบริหารจัดการด้านภาษีและการเงินได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาการเตรียมเอกสารจัดส่งใบกำกับภาษีให้แก่คู่ค้าทำงานได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารหายหรือเอกสารชำรุด มีความเป็นสากลและลดค่าใช้จ่ายลงได้เมื่อเทียบกับการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษเช่นเดิม
พร้อมดูแลตั้งแต่ขึ้นระบบ จนพบคำตอบที่ต้องการ
