ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ vs. ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ต่างกันอย่างไร
การเปรียบเทียบต้นทุนในการออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) และใบกำกับภาษีแบบกระดาษ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายประการ โดยเฉพาะในด้านต้นทุนทางธุรกิจ ความสะดวกสบาย และประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ซึ่งแต่ละวิธีมี ข้อดี และค่าใช้จ่ายต่างกัน เรามาดูการเปรียบเทียบระหว่าง ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ vs. ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ต่างกันอย่างไร ? เรามาหาคำตอบกันในบทความนี้กันค่ะ
1. ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
แบบกระดาษ
ใบกำกับภาษีแบบกระดาษมีต้นทุนหลายประการที่เกี่ยวข้อง เช่น
- ต้นทุนการพิมพ์ และการจัดเก็บเอกสาร: ต้องมีการพิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาเป็นกระดาษ ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในส่วนของกระดาษ หมึกพิมพ์ และการบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ ทั้งยังต้องมีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น
- ต้นทุนการจัดการข้อมูล และเวลาในการทำงาน: เนื่องจากใบกำกับภาษีแบบกระดาษต้องใช้เวลามากขึ้นในการจัดเตรียมเอกสาร และการจัดการเอกสาร อาจมีข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่าแบบอิเล็กทรอนิกส์
- ค่าใช้จ่ายด้านการขนส่ง และส่งมอบเอกสาร: การจัดส่งใบกำกับภาษีทางไปรษณีย์ หรือ พนักงานจัดส่งของบริษัท ทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งอาจเพิ่มภาระให้กับธุรกิจ
ต้นทุนการออกใบกำกับภาษี
แบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice มีประโยชน์ในการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ:
- ประหยัดต้นทุนด้านวัสดุ: ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติ และค่าใช้จ่ายในระยะยาว
- ลดเวลาทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ: e-Tax Invoice ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น และลดความเสี่ยงของการกรอกข้อมูลผิดพลาด เนื่องจากสามารถใช้ระบบอัตโนมัติในการกรอกข้อมูล และตรวจสอบ
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง: เนื่องจากเป็นระบบดิจิทัล สามารถส่งให้ลูกค้าทางอีเมลหรือผ่านระบบออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องมีค่าจัดส่งแบบใบกำกับภาษีแบบกระดาษ
เมื่อมีการเปรียบเทียบเรื่องต้นทุน ระหว่าง ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ vs. ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ จะเห็นได้ว่า การออกแบบใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice นั้น ใช้ต้นทุนน้อยกว่า การออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ อีกทั้งยังช่วยลดเวลาทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ และประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งอีกด้วย
2. ช่องทางในการนำส่งใบกำกับภาษี
การนำส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษ
- การส่งมอบโดยตรง: การส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษจะต้องส่งมอบเอกสารโดยตรงให้กับลูกค้าหรือผู้รับใบกำกับภาษี เช่น ส่งให้ในวันที่ทำการซื้อขาย หรือ จัดส่งทางพนักงานจัดส่ง
- การส่งทางไปรษณีย์ หรือ บริการขนส่ง: ถ้าผู้รับเอกสารอยู่ห่างไกล สามารถส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งเอกสารอื่นๆ ซึ่งอาจใช้เวลาในการจัดส่ง และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- การจัดเก็บสำเนา: ธุรกิจต้องเก็บสำเนาใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษเพื่อการตรวจสอบ ซึ่งต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ และมีความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายหรือเสียหายได้
การนำส่งใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์
(e-Tax Invoice)
- การส่งผ่านอีเมล หรือ ระบบออนไลน์: ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดส่งให้ผู้รับทางอีเมลได้ทันที ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร นอกจากนี้ยังมีบริการแพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถอัปโหลดใบกำกับภาษี และให้ลูกค้าดาวน์โหลดได้อย่างสะดวก
- การเชื่อมต่อระบบภายใน: บางบริษัทอาจใช้ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่เชื่อมโยงระบบออกใบกำกับภาษีเข้ากับการจัดการบัญชีและการขาย ทำให้สามารถส่ง e-Tax Invoice โดยตรงจากระบบ และเชื่อมต่อกับลูกค้าหรือหน่วยงานภาษีได้โดยอัตโนมัติ
- การส่งไปยังกรมสรรพากรโดยตรง: ในหลายกรณี ระบบ e-Tax Invoice สามารถเชื่อมต่อกับกรมสรรพากร และส่งข้อมูลโดยตรงไปยังระบบของกรมสรรพากร ทำให้การตรวจสอบภาษีสะดวก และแม่นยำมากขึ้น ลดความเสี่ยงในการผิดพลาด
ในส่วนของช่องทางการนำส่งใบกำกับภาษีนั้น เมื่อนำมาเปรียบเทียบกัน จะเห็นได้ว่า การนำส่งใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) จะมีประสิทธิภาพมากกว่า ทั้งด้านการนำส่ง ที่สามารถส่งผ่านระบบออนไลน์ได้เลย โดยไม่ต้องจัดส่งทางพนักงานจัดส่ง หรือ บริการขนส่ง อีกทั้ง ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บสำเนาในรูปแบบเอกสารกระดาษ เพราะระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ ซึ่งเป็นการจัดส่งเอกสารไปยังกรมสรรพากรโดยตรงอีกด้วย ทำให้การตรวจสอบภาษีมีความสะดวกมากขึ้น และลดความเสี่ยงในการผิดพลาด
3. ข้อดีของช่องทางการนำส่ง e-Tax Invoice
- รวดเร็ว : การส่งผ่านระบบดิจิทัลช่วยให้การส่งถึงผู้รับทำได้ในทันที ไม่ต้องรอการขนส่งหรือการส่งไปรษณีย์
- ประหยัดต้นทุน : ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและการจัดการเอกสาร เพราะสามารถจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลได้ทั้งหมด
- มีความปลอดภัยและตรวจสอบได้ง่าย : ระบบอิเล็กทรอนิกส์มักมีการเข้ารหัสและมีระบบติดตามเอกสารที่ชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบเส้นทางของใบกำกับภาษีได้ และยังช่วยลดความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหาย
4. ทำไม ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ถึงตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่
ในยุคที่ธุรกิจต้องการความเร็ว ความแม่นยำ และการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ระบบเอกสารภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงกลายเป็นทางเลือกที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนในการจัดทำเอกสารบนกระดาษ ทั้งในแง่ของเวลา ต้นทุน และพื้นที่จัดเก็บ ในอดีต ธุรกิจต้องจัดการเอกสารจำนวนมากที่เสี่ยงต่อการสูญหายหรือเสียหาย แต่เมื่อเข้าสู่ระบบดิจิทัล การจัดเก็บและค้นหากลายเป็นเรื่องที่ทำได้ในไม่กี่วินาที เอกสารภาษีที่ออกในรูปแบบดิจิทัลจะถูกเข้ารหัส ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และมีมาตรฐานรองรับตามที่กรมสรรพากรกำหนด ความปลอดภัยในการส่งเอกสารก็เพิ่มขึ้น เพราะข้อมูลไม่ตกหล่นกลางทางเหมือนการส่งแบบเดิม ไม่เพียงแค่เรื่องความปลอดภัย ระบบนี้ยังรองรับการส่งข้อมูลไปยังลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะผ่านอีเมลหรือระบบ ERP สำหรับธุรกิจที่ต้องส่งใบกำกับภาษีจำนวนมากต่อวัน การทำแบบอัตโนมัติสามารถลดเวลาทำงานจากชั่วโมงเหลือเพียงไม่กี่นาที อีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญคือความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง เอกสารทั้งหมดจะมี log บันทึกไว้ชัดเจนว่าใครทำอะไร เมื่อใด นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้การเตรียมเอกสารยื่นภาษีปลายปีเป็นเรื่องง่าย เพราะข้อมูลพร้อมใช้งานอยู่แล้วในรูปแบบที่กรมสรรพากรต้องการนั่นเองค่ะ
หมดปัญหาความยุ่งยากในการจัดทำใบกำกับปัญหาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax) ไม่รู้ต้องเริ่มอย่างไรไง ถูกตามมาตรฐานกรมสรรพากรหรือไม่ รวมทั้งไม่ต้องพัฒนาระบบ เเละลงทุนระบบ Server เองที่ต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนมาก ให้ EtaxEasy เป็นผู้จัดทำ จัดส่ง เเละจัดเก็บเอกสารสำคัญของท่าน เราพร้อมบริการท่านตั้งเเต่ต้นจนจบ ทำให้เรื่องภาษีที่ยุ่งยากกลายเป็นเรื่องง่ายด้วย EtaxEasy
พร้อมดูแลตั้งแต่ขึ้นระบบ จนพบคำตอบที่ต้องการ
