ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร

ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการปรับปรุงยอดเงินที่ต้องชำระในธุรกรรมทางการค้า โดยมักเกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษี (Tax Invoice) และการจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เอกสารทั้งสองประเภทนี้ถูกใช้อย่างแพร่หลายในธุรกิจ เพื่อปรับแก้ไขการทำธุรกรรมที่มีข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลง

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

คือ เอกสารที่ออกเมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบไปนั้น “เกินกว่า” จำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือให้บริการ “เกินกว่า” ข้อกำหนดที่ตกลงกัน (ส่งมอบเกิน)

เหตุผลที่ต้องออก:

คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ “ต่ำกว่า” ที่เป็นจริง (คำนวณเงินขาด)
มีการเพิ่มปริมาณสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้
มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในใบกำกับภาษีเดิม เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง
ผลกระทบ: ทำให้ยอดเงินที่ต้องชำระเพิ่มขึ้น

ใบลดหนี้ (Credit Note)

คือ เอกสารที่ออกเพื่อลดหนี้ให้กับลูกค้า โดยจะออกเมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า และได้ทำการออกใบกำกับภาษีแก่ลูกค้าเรียบร้อย แต่ต่อมาได้เกิดปัญหาขึ้น เช่น

สินค้าหรือบริการ ได้รับไม่ครบถ้วน
สินค้าเสียหาย
ไม่ตรงตามที่ได้ตกลงกันไว้
มีการส่งสินค้าคืน

เหตุผลที่ต้องออก:

เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับปรุงยอดเงินที่ต้องชำระให้ถูกต้อง

เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าหรือบริการไม่ครบถ้วนตามที่สั่งซื้อ
เมื่อสินค้าหรือบริการที่ได้รับมีคุณภาพไม่ตรงตามที่ตกลงกันไว้
เมื่อมีการตกลงกันที่จะลดราคาสินค้าหรือบริการ
ผลกระทบ: ทำให้ยอดเงินที่ต้องชำระลดลง

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)	ใบลดหนี้ (Credit Note)
วัตถุประสงค์	เพิ่มยอดเงินที่ต้องชำระ	ลดยอดเงินที่ต้องชำระ
เหตุผล	สินค้า/บริการเกิน, คำนวณราคาต่ำกว่า, ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม	สินค้า/บริการไม่ครบ, เสียหาย, ไม่ตรงตามข้อตกลง, คืนสินค้า
ผลกระทบ	ยอดเงินเพิ่มขึ้น	ยอดเงินลดลง

ทั้งใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีและภาษีและเอกสารทางการค้า ทำให้การทำธุรกรรมเป็นไปอย่างโปร่งใสและยุติธรรม ทั้งยังมีผลกระทบต่อการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทั้งสองประเภทนี้ เพื่อนำไปใช้ในการจัดทำเอกสารทางบัญชีให้ถูกต้อง