ธุรกิจออนไลน์ในปัจจุบันเติบโตอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการขายผ่านเว็บไซต์ Marketplace หรือโซเชียลมีเดีย หลายร้านเริ่มมีคำถามสำคัญตามมาว่า “ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไร?” และควรใช้ ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ หรือ e-Tax Invoice แบบอิเล็กทรอนิกส์ (อ่านเพิ่มเติม: การค้ายุคใหม่จาก commerce สู่ e-commerce) e-Tax Invoice สำหรับธุรกิจออนไลน์ มีหลายประเด็นที่ผู้ประกอบการควรเรียนรู้ไว้เพื่อให้ก้าวทันยุคดิจิทัลค่ะ
แม้ว่าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะถูกผลักดันจากภาครัฐมาหลายปี แต่ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยยังสับสนว่าระบบนี้คืออะไร แตกต่างจาก e-Tax Invoice by Time Stamp อย่างไร และธุรกิจของตนสามารถเริ่มใช้งานได้หรือไม่
บทความนี้จะสรุปให้เข้าใจง่ายสำหรับผู้ประกอบการออนไลน์ ตั้งแต่ ร้านค้าออนไลน์ต้องออกใบกำกับภาษีตอนไหน, วิธีเริ่มต้นใช้งาน e-Tax Invoice, ความแตกต่างของระบบที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสิทธิและหน้าที่ของผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่า ธุรกิจออนไลน์ของคุณควรเริ่มใช้ e-Tax Invoice หรือไม่ และต้องเตรียมตัวอย่างไร
Table of Contents
- ขายของออนไลน์ ออกใบกำกับภาษี (กระดาษ) หรือ e-Tax Invoice ตอนไหน?
- อยากออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) เริ่มต้นอย่างไร?
- ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Time Stamp ต่างกันอย่างไร?
- ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอิเล็กทอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- หน้าที่ของผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- สรุป: e-Tax Invoice สำหรับธุรกิจออนไลน์: ต้องออกตอนไหน และเริ่มต้นใช้อย่างไร
ขายของออนไลน์ ออกใบกำกับภาษี (กระดาษ) หรือ e-Tax Invoice ตอนไหน?
ขายของออนไลน์ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่เกิด จุดความรับผิดทางภาษี (Tax Point) คือ ณ วันที่ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า หรือวันที่ได้รับชำระเงิน (กรณีโอนเงินก่อนส่ง) แล้วแต่อย่างใดอย่างหนึ่งจะเกิดขึ้นก่อน เพื่อให้เอกสารมีความสมบูรณ์และถูกต้องตามกฎหมายสรรพากร
กรณีร้านค้าเข้าระบบ e-Tax แล้ว การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีจุดความรับผิดทางภาษีเช่นเดียวกันกับการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ร้านค้าสามารถเลือกได้ว่าจะนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น E-mail, SMS, ดาวน์โหลดจากลิงก์ โดยไม่ต้องแนบเอกสารลงในกล่องพัสดุ แต่หากลูกค้าบางรายไม่สะดวกรับก็สามารถพิมพ์ e-Tax ลงบนกระดาษเพื่อส่งมอบให้ลูกค้าได้ เนื่องจากในปัจจุบันกรมสรรพากรไม่ได้บังคับว่าต้องส่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นค่ะ
อยากออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) เริ่มต้นอย่างไร?
การจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปแบบ XML ตาม ขมธอ. 3-25660 หรือรูปแบบไฟล์อื่นๆ เช่น PDF, PDF/A-3 เป็นต้น โดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ เพื่อส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามที่ตกลงกัน และมีหน้าที่นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ขั้นตอนการยื่นคำขอเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถศึกษาได้ที่นี่เลยค่ะ
ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอิเล็กทอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ
- ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
- มีระบบภายในที่ดี โดยมีวิธีการสร้าง ส่ง และเก็บรักษาข้อมูลที่เชื่อถือได้
- ที่ได้ยื่นคำขอตามแบบ บ.อ.01 และได้รับการประกาศรายชื่อให้เป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ
หน้าที่ของผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบกำหนด
- ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร
- เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Time Stamp ต่างกันอย่างไร?
การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สามารถออกได้ผ่าน 2 ระบบด้วยกัน พิจารณาตารายได้
- e-Tax Invoice & receipt เป็นระบบที่ออกแบบมาสำหรับทุกธุรกิจไม่จำกัดรายได้ แต่ต้องมีความพร้อมในการรองรับการจัดทำระบบ e-Tax
- e-Tax Invoice by Time Stamp ระบบถูกออกแบบมาให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสูงสุดกับบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่มีเงินได้หรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท
| e-Tax invoice & Receipt | e-Tax Invoice By Time Stamp |
รายได้ | ไม่จำกัดรายได้ | รายได้มีควรเกิน 30 ล้านบาท* *ระบบถูกออกแบบมาให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสูงสุดกับบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลที่มีเงินได้หรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท |
ประเภทเอกสาร | ใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ | ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ |
การลงทะเบียน | พิสูจน์ตัวตนด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer โดยไม่ต้องนำส่งเอกสาร และอนุมัติทันที
พิสูจน์ตัวตนด้วยการนำส่งเอกสาร* โดยบันทึกผ่านระบบและรองรับการอนุมัติจากกรมสรรพากร *กรณีไม่จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และมอบหมายให้ Service Provider Advance จัดทำและนำส่งข้อมูลแทน | พิสูจน์ตัวตนด้วยการนำส่งเอกสารโดยสมัครผ่านระบบและรอรับการอนุมัติจากสำนักงานสรรพากรพื้นที่ |
การจัดทำ | จัดทำเอกสารในรูปแบบใดก็ได้ เช่น PDF, PDF/A-3 หรือ XML | จัดทำเอกสารในรูป PDF/A-3 โดยมีข้อมูล XML ตามรูปแบบที่กำหนด |
การรับรอง | โดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) | โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จาก ETDA |
การส่งมอบให้คู่ค้า | ตามวิธีที่ตกลงกัน เป็นไปตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ | ส่งผ่าน e-mail |
การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร | นำส่งผ่าน 3 ช่องทาง 1. Web Upload 2. Host to Host 3. Service Provider | ระบบส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ |
สรุป: e-Tax Invoice สำหรับธุรกิจออนไลน์: ต้องออกตอนไหน และเริ่มต้นใช้อย่างไร
สำหรับธุรกิจออนไลน์ การออกใบกำกับภาษีเป็นเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายภาษีโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษีแบบกระดาษ หรือ e-Tax Invoice ผู้ประกอบการจำเป็นต้องเข้าใจว่า ควรออกเอกสารเมื่อใด และต้องดำเนินการอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร
ปัจจุบันระบบ e-Tax Invoice ช่วยให้การจัดการเอกสารภาษีเป็นเรื่องสะดวกมากขึ้น ลดการใช้กระดาษ และสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจออนไลน์ที่มีรายการขายจำนวนมาก
อย่างไรก็ตาม การเริ่มใช้ระบบ e-Tax Invoice จำเป็นต้องเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับธุรกิจ เช่น ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือ e-Tax Invoice by Time Stamp รวมถึงการเลือกผู้ให้บริการระบบที่ช่วยให้การออกเอกสารเป็นไปอย่างง่ายและถูกต้องตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร
หากผู้ประกอบการเข้าใจหลักการเหล่านี้ ก็จะสามารถนำระบบ e-Tax Invoice มาใช้กับธุรกิจออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้การจัดการด้านภาษีของธุรกิจเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นในระยะยาว
อ้างอิง:
https://etax.rd.go.th/etax_staticpage/app/#/index/aboutinfo#top
https://www.rd.go.th/65914.html
