การเก็บเอกสารออนไลน์ให้ปลอดภัยและสอดคล้องกับ PDPA เป็นเรื่องสำคัญสำหรับองค์กรที่เริ่มเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สัญญา เอกสารฝ่ายบุคคล หรือเอกสารทางบัญชี เพราะเอกสารเหล่านี้มักมีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า พนักงาน หรือคู่ค้า หากไม่มีระบบจัดเก็บและควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม อาจเพิ่มความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหลและการปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA ได้
นอกจาก EtaxEasy จะให้บริการระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice & e-Receipt ยังมีบริการ e-Document ที่ให้บริการในการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมประทับ Digital Signature บทความนี้จึงอยากแนะนำการเก็บเอกสารออนไลน์ให้ปลอดภัยและสอดคล้องกับ PDPA เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติอย่างถูกต้องเอกสารออนไลน์เกี่ยวข้องกับ PDPA อย่างไร?
ก่อนจะไปเรียนรู้ขั้นตอนการเก็บเอกสารเรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับ PDPA กันก่อนค่ะ รวมทั้งข้อสงสัยว่าเอกสารออนไลน์เกี่ยวข้องกับ PDPA อย่างไร?PDPA หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นกฎหมายที่กำหนดให้องค์กรต้องดูแลข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม ตั้งแต่การเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย จัดเก็บ ไปจนถึงการลบหรือทำลายข้อมูลเมื่อหมดความจำเป็น
เมื่อองค์กรจัดเก็บเอกสารออนไลน์ หากเอกสารนั้นมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เอกสารเหล่านั้นก็ถือว่าเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล เช่น
- ใบกำกับภาษีที่มีชื่อและที่อยู่ลูกค้า
- ใบเสร็จรับเงินที่มีข้อมูลผู้ซื้อ
- เอกสารสมัครงานหรือประวัติพนักงาน
- สัญญาจ้างงาน
- เอกสารบัญชีและภาษี
- เอกสารลูกค้า คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์
- สำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือรับรองบริษัท
- ข้อมูลการติดต่อ เช่น เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่
ความเสี่ยงของการเก็บเอกสารออนไลน์แบบไม่มีระบบ
หลายองค์กรเริ่มต้นเก็บเอกสารออนไลน์ด้วยวิธีง่าย ๆ เช่น อัปโหลดไฟล์ไว้ในไดรฟ์กลาง ส่งไฟล์ผ่านอีเมล หรือเก็บเอกสารไว้ในคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนก แม้ว่าวิธีเหล่านี้จะสะดวกในระยะสั้น แต่ในระยะยาวอาจทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น- ใครก็เข้าถึงเอกสารได้ หากไม่มีการกำหนดสิทธิ์ ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องอาจเข้าถึงเอกสารสำคัญได้
- ไม่รู้ว่าใครเปิด แก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสาร การจัดเก็บไฟล์แบบทั่วไปมักตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก หากเกิดปัญหาเอกสารถูกแก้ไข ลบ หรือเผยแพร่ต่อ องค์กรอาจไม่สามารถระบุได้ว่าเกิดจากใครและเกิดขึ้นเมื่อใด
- เอกสารกระจายหลายที่ เอกสารที่อยู่ในอีเมล ไลน์ คอมพิวเตอร์ส่วนตัว หรือไดร์ฟของแต่ละทีม ทำให้องค์กรควบคุมข้อมูลได้ยาก เมื่อพนักงานลาออกหรือเปลี่ยนตำแหน่ง อาจยังมีไฟล์สำคัญตกค้างอยู่ในอุปกรณ์ส่วนตัว
- เก็บเอกสารนานเกินความจำเป็น PDPA ให้ความสำคัญกับการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น หากองค์กรไม่มีการกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร อาจทำให้มีข้อมูลส่วนบุคคลสะสมเกินความจำเป็นและเพิ่มความเสี่ยงเมื่อเกิดเหตุข้อมูลรั่วไหล
- เอกสารถูกส่งต่อโดยไม่มีการควบคุม การส่งเอกสารแนบผ่านอีเมลหรือแชต อาจทำให้ไฟล์ถูกส่งต่อ ดาวน์โหลด หรือเปิดใช้งานนอกระบบขององค์กร โดยไม่มีการติดตามหรือควบคุมอย่างเหมาะสม
แนวทางเก็บเอกสารออนไลน์ให้ปลอดภัยและสอดคล้องกับ PDPA
การจัดเก็บเอกสารออนไลน์ให้ปลอดภัยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ซับซ้อนเสมอไป แต่ควรเริ่มจากการวางหลักการจัดการข้อมูลให้ถูกต้องก่อน จากนั้นจึงเลือกเครื่องมือหรือระบบที่รองรับการทำงานขององค์กร1. แยกประเภทเอกสารตามความสำคัญของข้อมูล
องค์กรควรเริ่มจากการสำรวจว่าเอกสารแต่ละประเภทมีข้อมูลอะไรอยู่บ้าง และมีความเสี่ยงมากน้อยแค่ไหน เช่น
- เอกสารทั่วไป เช่น ใบเสนอราคา หรือเอกสารประชาสัมพันธ์
- เอกสารที่มีข้อมูลลูกค้า เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้
- เอกสารที่มีข้อมูลพนักงาน เช่น สัญญาจ้าง ใบสมัครงาน เอกสารเงินเดือน
- เอกสารที่มีข้อมูลอ่อนไหวหรือข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ เช่น สัญญาทางการค้า เอกสารทางการเงิน หรือข้อมูลคู่ค้า
เมื่อแยกประเภทเอกสารได้ชัดเจน องค์กรจะสามารถกำหนดระดับการเข้าถึง การจัดเก็บ และการป้องกันข้อมูลได้เหมาะสมมากขึ้น
2. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทงาน
หลักสำคัญของการเก็บเอกสารออนไลน์คือ ไม่ใช่ทุกคนควรเห็นเอกสารทุกฉบับ องค์กรควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามหน้าที่ของผู้ใช้งาน เช่น
- ฝ่ายบัญชีเข้าถึงเอกสารภาษีและใบเสร็จ
- ฝ่ายขายเข้าถึงเอกสารลูกค้าเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง
- ฝ่ายบุคคลเข้าถึงเอกสารพนักงาน
- ผู้บริหารเข้าถึงรายงานและเอกสารที่ต้องอนุมัติ
- ผู้ดูแลระบบมีสิทธิ์จัดการระบบ แต่ไม่ควรเปิดดูข้อมูลเกินความจำเป็น
การกำหนดสิทธิ์แบบนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่จำเป็น และทำให้องค์กรควบคุมเอกสารได้เป็นระบบมากขึ้น
3. ใช้ระบบที่มีการยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน
การเข้าสู่ระบบเอกสารออนไลน์ควรมีการยืนยันตัวตนที่ชัดเจน เช่น Username และ Password เฉพาะบุคคล รวมถึงการใช้ Two-Factor Authentication หรือการยืนยันตัวตนสองชั้นในกรณีที่เอกสารมีความสำคัญสูง
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการใช้บัญชีร่วมกัน เช่น ใช้อีเมลกลางหรือรหัสผ่านเดียวกันทั้งทีม เพราะทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ยากว่าใครเป็นผู้เปิด แก้ไข ดาวน์โหลด หรือส่งต่อเอกสาร
4. มีระบบบันทึกประวัติการใช้งานเอกสาร
ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ที่ดีควรมี Activity Log หรือ Audit Trail เพื่อบันทึกประวัติการใช้งาน เช่น
- ใครเปิดเอกสาร
- ใครดาวน์โหลดเอกสาร
- ใครแก้ไขเอกสาร
- ใครอนุมัติเอกสาร
- มีการส่งเอกสารให้ใคร
- มีการแก้ไขหรือลบเอกสารเมื่อใด
ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรตรวจสอบย้อนหลังได้ หากเกิดปัญหาเอกสารถูกแก้ไขผิดพลาด ถูกลบ หรือมีการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
5. กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร
การเก็บเอกสารออนไลน์ควรมีระยะเวลาที่ชัดเจน ไม่ควรเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้นานเกินความจำเป็น องค์กรควรกำหนดนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร เช่น
- เอกสารบัญชีและภาษี เก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
- เอกสารสมัครงานของผู้ที่ไม่ได้รับการคัดเลือก เก็บเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์
- เอกสารลูกค้าเก่า เก็บตามนโยบายของบริษัทและข้อกำหนดทางกฎหมาย
- เอกสารที่หมดอายุหรือไม่จำเป็นแล้ว ควรลบ ทำลาย หรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้
การมีนโยบายลบหรือทำลายเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยลดความเสี่ยงจากการเก็บข้อมูลเกินจำเป็น และช่วยให้องค์กรจัดการข้อมูลตามหลัก PDPA ได้ดีขึ้น
6. ใช้การเข้ารหัสและระบบสำรองข้อมูล
เอกสารสำคัญที่จัดเก็บออนไลน์ควรได้รับการป้องกันทั้งระหว่างจัดเก็บและระหว่างส่งต่อข้อมูล โดยระบบควรมีมาตรการด้านความปลอดภัย เช่น
- การเข้ารหัสข้อมูล
- การสำรองข้อมูล
- การป้องกันการเข้าถึงจากบุคคลภายนอก
- การกำหนดสิทธิ์ดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสาร
- การป้องกันไฟล์สูญหายจากความผิดพลาดของผู้ใช้งาน
- การกู้คืนข้อมูลในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน
การสำรองข้อมูลเป็นอีกเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม เพราะเอกสารออนไลน์อาจเสี่ยงต่อการสูญหายจากความผิดพลาดของระบบ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือการลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ
7. ใช้ Digital Signature กับเอกสารสำคัญ
สำหรับเอกสารที่ต้องการความน่าเชื่อถือ เช่น สัญญา เอกสารอนุมัติ ใบรับรอง หรือเอกสารทางธุรกิจ การใช้ Digital Signature จะช่วยเพิ่มความมั่นใจว่าเอกสารนั้นมาจากผู้ลงนามจริง และสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารถูกเปลี่ยนแปลงหลังลงนามหรือไม่
Digital Signature จึงเหมาะกับเอกสารที่ต้องการหลักฐานชัดเจน มีการอนุมัติหลายฝ่าย หรือต้องใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในอนาคต โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษและเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบ
8. อบรมพนักงานให้เข้าใจเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
ระบบที่ปลอดภัยจะเกิดผลได้จริงก็ต่อเมื่อผู้ใช้งานเข้าใจวิธีใช้งานอย่างถูกต้อง องค์กรควรสื่อสารให้พนักงานเข้าใจว่าเอกสารใดมีข้อมูลส่วนบุคคล เอกสารใดห้ามส่งต่อ และควรใช้ช่องทางใดในการจัดเก็บหรือแชร์เอกสาร
ตัวอย่างเรื่องที่ควรอบรม ได้แก่
- ไม่ส่งเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย
- ไม่ใช้รหัสผ่านร่วมกัน
- ไม่ดาวน์โหลดเอกสารสำคัญมาเก็บไว้ในอุปกรณ์ส่วนตัวโดยไม่จำเป็น
- ไม่ส่งต่อเอกสารลูกค้าหรือพนักงานให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
- แจ้งผู้เกี่ยวข้องทันทีเมื่อพบเหตุผิดปกติ เช่น ส่งไฟล์ผิดคน หรือพบการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
9. เลือกระบบเอกสารออนไลน์ที่รองรับการทำงานขององค์กร
การเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ควรดูมากกว่าความสะดวกในการอัปโหลดไฟล์ เพราะองค์กรควรพิจารณาฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยและการตรวจสอบย้อนหลังร่วมด้วย เช่น
- กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานได้
- แยกบทบาทผู้ใช้งานตามแผนก
- มีประวัติการเปิด แก้ไข ดาวน์โหลด และอนุมัติเอกสาร
- รองรับการค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ
- รองรับการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- มีระบบสำรองข้อมูล
- มีมาตรการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- รองรับการใช้งานร่วมกับ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt
EtaxEasy ช่วยจัดการ e-Document, e-Tax Invoice และ e-Receipt ได้อย่างไร
EtaxEasy ไม่ได้ช่วยจัดการเฉพาะ e-Tax Invoice และ e-Receipt เท่านั้น แต่ยังเป็นบริการที่ช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document ได้เป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การส่งเอกสาร การจัดเก็บไฟล์ ไปจนถึงการค้นหาเอกสารย้อนหลังเมื่อจำเป็น
สำหรับองค์กรที่ยังใช้เอกสารกระดาษหรือส่งไฟล์เอกสารผ่านหลายช่องทาง เช่น อีเมล ไลน์ หรือการเก็บไฟล์แยกตามเครื่องของแต่ละแผนก อาจทำให้เอกสารกระจัดกระจาย ค้นหายาก เสี่ยงต่อการส่งผิด สูญหาย หรือเข้าถึงโดยผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Document จึงช่วยให้การจัดการเอกสารออนไลน์มีขั้นตอนที่ชัดเจนและควบคุมได้ง่ายขึ้น
ในส่วนของ e-Tax Invoice และ e-Receipt EtaxEasy ช่วยให้องค์กรออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวกขึ้น ลดการพิมพ์เอกสาร ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ ลดภาระงานซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี และช่วยให้การส่งเอกสารให้ลูกค้าทำได้รวดเร็วกว่าเดิม
นอกจากนี้ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้องค์กรค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย และช่วยให้ทีมบัญชี แอดมิน หรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องทำงานร่วมกันได้เป็นระบบมากขึ้น เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนจากการจัดการเอกสารแบบเดิม ไปสู่การทำงานแบบดิจิทัลที่ปลอดภัย สะดวก และตรวจสอบได้มากขึ้น