เปลี่ยนทุกเอกสารเป็น e-Document อย่างไรให้ใช้ได้จริง มีกฎหมายรองรับ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ การจัดเก็บข้อมูลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้แทนเอกสารในรูปแบบกระดาษได้ ซึ่งสามารถรองรับเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางธุรกิจ e-Tax Invoice & e-Receipt สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานต่างๆ ช่วยให้บริษัทสามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ มีความปลอดภัย และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา

อ่านเพิ่มเติม:

• • เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร?

ข้อดีของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

• • ลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว หากคำนึกถึงค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมในการจัดทำเอกสารแบบกระดาษ เช่น ค่ากระดาษ หมึกพริพม์ ค่าดำเนินการ ค่าจัดเก็บรักษา จะพบว่าการจัดทำเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าในระยะยาว
  • เพิ่มความน่าเชื่อถือ เอกสารอิเล็ฏทรอนิกส์มีความยากต่อการปลอมแปลงกว่าเอกสารกระดาษ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ด้วยผู้ใช้เอกสารเอง
  • แลกเปลี่ยนข้อมูลได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีการแนบไฟล์ เช่น ไฟล์ XML เป็นมาตรฐานที่คอมพิวเตอร์สามารถนำไปประมวลได้ จึงสามารถใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานได้สะดวก ไม่ต้องให้บุคคลเป็นผู้นำเข้าข้อมูล

ประเทศไทยมีกฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับให้เอกสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการใช้เอกสารกระดาษและลายเซ็นน้ำหมึก ซึ่งนั่นหมายความว่า เราสามารถสร้างเอกสาร สัญญา หรือหนังสือรับรองในรูปแบบดิจิทัลได้โดยมีกฎหมายรองรับ

ที่มา: ETDA