เพื่อเพิ่มโอกาสที่ดีกว่าในการทำธุรกิจ โดยสำหรับการเลือกใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในการจัดทำใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดการใช้กระดาษลดเวลาในการทำงาน ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร และเพื่อภาพลักษณ์ที่ดีทางธุรกิจ
ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร
ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) คือ การจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษี รวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF หรือ PDF/A-3 ที่ได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ส่งมอบแก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ และสำหรับการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรต้องจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปแบบ XML File ตามมาตรฐานเท่านั้น (ETDA, สํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์)
ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice by Email และ e-Tax Invoice & e-Receipt
e-tax Invoice มี 2 รูปแบบดังนี้
- e-Tax Invoice by Email เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรองรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขนาดเล็ก โดยมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี เพื่อลดต้นทุน และสร้างความน่าเชื่อถือ ผู้ประกอบการสามารถจัดทำ และนำส่งใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ให้กับคู่ค้าผ่าน Email ผ่านการประทับเวลา (Time Stamp) และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลที่ประทับเวลาแล้วให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ หรือคู่ค้าของท่าน และออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรม
- e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นระบบในการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีข้อจำกัดด้านรายได้ของธุรกิจ โดยมีการจัดทำเอกสารเป็นไฟล์ .XML ใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) ในการสร้างลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ หรือคู่ค้าของท่าน นอกจากนี้นอกจากนี้ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนด
ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt มีประโยชน์อย่างไร
การใช้ระบบออกใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์นั้น มีประโยชน์มากมายสำหรับผู้ประกอบการมากมาย โดยเฉพาะในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งเอกสารทางภาษี ลดต้นทุนวัสดุสิ้นเปลือง กระดาษ หมึกพิมพ์ หรืออุปกรณ์สำนักงานในการออกเอกสาร และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้น ประโยชน์หลัก ๆ มีดังนี้
1. ลดต้นทุนการดำเนินงาน
– ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และจัดเก็บเอกสาร
– ลดต้นทุนการขนส่งเอกสาร
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
– จัดการเอกสารได้สะดวก และรวดเร็ว
– ลดข้อผิดพลาดในการออกเอกสาร
3. ปลอดภัย และตรวจสอบได้ง่าย
– ลดความเสี่ยงของการปลอมแปลงเอกสาร
– สามารถตรวจสอบ และติดตามเอกสารย้อนหลังได้
4. สอดคล้องกับกฎหมาย และข้อกำหนดของกรมสรรพากร
– ลดภาระการจัดเก็บ และส่งมอบเอกสารให้กรมสรรพากร
– รองรับมาตรฐานทางภาษี และกฎหมาย
5. เป็นมิตร กับ สิ่งแวดล้อม
– ช่วยลดการใช้กระดาษ
– ลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์จากการขนส่งเอกสาร
6. เสริมภาพลักษณ์ธุรกิจให้ทันสมัย และเป็นมืออาชีพ
– แสดงถึงการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย
– เพิ่มความสะดวกให้ลูกค้า
จะเห็นได้ว่าการใช้งาน ระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์นั้น มีประโยชน์อย่างรอบด้านสำหรับผู้ประกอบการ ไม่ว่าจะเป็นการ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน, เสริมความปลอดภัย และความถูกต้องของเอกสาร สอดคล้องกับกฎหมายภาษี รวมถึงช่วยส่งเสริม ภาพลักษณ์ธุรกิจให้ทันสมัย และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม นับเป็นอีกหนึ่งก้าวสำคัญของธุรกิจที่ต้องการปรับตัวสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ
ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt รู้ไวใช้ก่อนดีกว่าอย่างไร?
การเริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังเป็นการเตรียมพร้อมเข้าสู่ยุคดิจิทัลเต็มรูปแบบ การลดการพึ่งพากระดาษทำให้ต้นทุนโดยรวมของธุรกิจลดลงอย่างชัดเจน และยังเป็นการรักษาสิ่งแวดล้อมในระยะยาว ด้วยการใช้ใบกำกับภาษีและใบเสร็จในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจสามารถควบคุมขั้นตอนการจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบ การอนุมัติ หรือการจัดเก็บเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ทุกกระบวนการสามารถดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ทั้งหมด การทำงานแบบไม่มีเอกสารกระดาษ (Paperless) ยังช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างคล่องตัว โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายสาขา หรือมีการออกเอกสารจำนวนมากในแต่ละวันระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จึงเหมาะกับทุกขนาดของธุรกิจ ตั้งแต่ SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่
สำหรับธุรกิจที่ต้องการขยายตัว การใช้ระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นปัจจัยที่ช่วยเสริมศักยภาพในการแข่งขันในตลาดยุคใหม่ การจัดการเอกสารได้อย่างมืออาชีพเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร ในกรณีที่มีการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ ธุรกิจที่ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะสามารถแสดงหลักฐานและข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและโปร่งใส เอกสารที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลจะช่วยยืนยันความถูกต้องของข้อมูล ลดปัญหาการโต้แย้งหรือความผิดพลาดทางบัญชี
การเตรียมความพร้อม
- ศึกษาเรื่องของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจในหลักเกณฑ์ และวิธีการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการปรับปรุงระบบงานขายสินค้าหรือบริการของกิจการให้รองรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- ต้องประเมินความพร้อมขององค์กร ควรตรวจสอบความพร้อมของระบบคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในองค์กร เพื่อให้สามารถรองรับการจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้
- จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในการรับและส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ประกอบการต้องจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ
ยื่นคำขอเป็นผู้ประกอบการในการจัดทำระบบ ผู้ประกอบการต้องยื่นคำขอผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากรและดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนด - จัดทำและนำส่งข้อมูล จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ผ่านช่องทางที่เหมาะสมกับขนาด และลักษณะของธุรกิจ
- เก็บรักษาเอกสาร ผู้ประกอบการต้องจัดเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้อง และปลอดภัยตามที่กฎหมายกำหนด
นอกจากนี้ กรมสรรพากรยังมีโครงการส่งเสริมให้ผู้ประกอบการหันมาใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น พร้อมนโยบายในการกระตุ้นเศรษฐกิจ เช่น การลดหย่อนภาษี เป็นต้น องค์กรที่นำระบบนี้มาใช้ ยังสามารถแสดงถึงความใส่ใจในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้า ซึ่งกลายเป็นจุดแข็งในการเจรจาธุรกิจกับคู่ค้า โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ที่มีมาตรฐานสูง ทุกเอกสารที่สร้างขึ้นภายใต้ระบบนี้จะมีลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) รับรองทำให้ผู้รับสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารนั้นออกโดยผู้ประกอบการที่ถูกต้องตามกฎหมาย และไม่มีการดัดแปลงภายหลัง ธุรกิจที่ใช้ระบบนี้อย่างต่อเนื่องจะสามารถรวบรวมข้อมูลทางบัญชีได้อย่างแม่นยำ นำไปวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการดำเนินงาน และวางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว
ผู้ประกอบการที่ยังไม่เริ่มใช้ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ควรพิจารณาอย่างเร่งด่วน เพราะในอนาคตอันใกล้ ระบบนี้อาจกลายเป็นข้อบังคับสำหรับธุรกิจทุกขนาด และจะเป็นพื้นฐานสำคัญของการดำเนินธุรกิจในยุคดิจิทัล การเตรียมตัวล่วงหน้าจะทำให้เกิดความพร้อม และก้าวทันตามเทคโนโลยีที่พัฒนาในปัจจุบันและอนาคต โดยไม่กระทบต่อกระบวนการทำงานหลักขององค์กร ทั้งยังมีเวลาในการฝึกอบรมพนักงานให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างมั่นใจ แม้ระบบนี้อาจดูใหม่สำหรับบางธุรกิจ แต่ด้วยเครื่องมือและผู้ให้บริการที่มีคุณภาพในปัจจุบัน เช่น EtaxEasy ทำให้การเริ่มต้นใช้งานกลายเป็นเรื่องง่าย ใช้ต้นทุนน้อย และไม่ต้องลงทุนระบบเองทั้งหมดธุรกิจสามารถปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของตนเองได้ โดยไม่ต้องยึดติดกับรูปแบบเดิม ที่อาจมีข้อจำกัดหรือไม่ทันต่อความต้องการของลูกค้า การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยวันนี้ อาจส่งผลให้เกิดความเปลี่ยนแปลงใหญ่ในอนาคต เช่น การลดต้นทุนได้หลายหมื่นบาทต่อปี หรือการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าที่รับบริการอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
หมดปัญหาความยุ่งยากในการจัดทำใบกำกับปัญหาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax) ไม่รู้ต้องเริ่มอย่างไรไง ถูกตามมาตรฐานกรมสรรพากรหรือไม่ รวมทั้งไม่ต้องพัฒนาระบบ เเละลงทุนระบบ Server เองที่ต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนมาก ให้ EtaxEasy เป็นผู้จัดทำ จัดส่ง เเละจัดเก็บเอกสารสำคัญของท่าน เราพร้อมบริการท่านตั้งเเต่ ต้น จน จบ ทำให้เรื่องภาษีที่ยุ่งยากกลายเป็นเรื่องง่ายด้วย EtaxEasy
