ปี 2025 เป็นปีที่ธุรกิจค้าปลีกทุกขนาดต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในระบบภาษีของไทย โดยเฉพาะการใช้ ระบบ e-Tax เพื่อทดแทนเอกสารกระดาษแบบเดิม บทความนี้จะสรุปเหตุผลว่าทำไมคุณต้องรีบปรับตัว พร้อมข้อดีที่ไม่ควรมองข้าม
e-Tax คืออะไร?
e-Tax คือ ระบบในการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ทดแทนการออกใบกำกับภาษีรูปแบบเดิมหรือรูปแบบกระดาษ โดยขั้นตอนการดำเนินการ เมื่อมีการขอใบกำกับภาษีจากผู้ประกอบการขายสินค้า ผู้ประกอบการจะคีย์ข้อมูลและพิมพ์เอกสารต้นฉบับและสำเนาลงกระดาษ จากนั้นก็จะส่งเอกสารไปยังผู้ซื้อ โดยผู้ซื้อเก็บต้นฉบับไว้ ส่วนผู้ขายเก็บสำเนาจัดเก็บเข้าแฟ้ม และรักษาเอกสาร 5-10 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งหากธุรกิจนั้นจำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีเป็นจำนวนมากก็ต้องเช่าคลังเพื่อเก็บเอกสาร และเสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาเอกสารเหล่านั้น แต่การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ จะนำส่งเอกสารให้ลูกค้ารวมถึงส่งให้กับกรมสรรพากรในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ตามมาตราฐานที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งการใช้ระบบ e-tax ต้องมีการยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษีโดยลงลายมือชื่อดิจิทัล (digital signature) เพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือและตรวจสอบได้
ทำไมธุรกิจค้าปลีกต้องเปลี่ยนมาใช้ e-Tax ในปี 2025
1. ปฏิบัติตามกฎหมายใหม่
เหตุผลประการแรกที่สำคัญที่สุด คือภายในปี 2571 กรมสรรพากรมีนโยบายสนับสนุนและผลักดันให้ทุกธุรกิจรวมทั้งธุรกิจค้าปลีกเข้าสู่ระบบ e-Tax โดยกรมสรรพากรได้ประกาศทิศทางการขับเคลื่อนประเทศไทยสู่ระบบดิจิทัล 100% (Digital Tax Ecosystem) ภายในปี 2571 ในงานสัมมนาวันที่ 30 มิถุนายน 2566 ณ สถาบันพัฒนาการจัดเก็บภาษีอากร กรมสรรพากร จังหวัดนนทบุรี โดยมีหน่วยงานภาครัฐและเอกชนกว่า 70 หน่วยงานเข้าร่วมงาน (แหล่งที่มา : ประชาชาติธุรกิจ)
2. ลดต้นทุนและเวลา
ธุรกิจค้าปลีกเป็นธุรกิจที่ต้องออกใบกำกับภาษีในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ทำให้เสียทั้งต้นทุนและเวลาในการออกใบกำกับภาษี เปลี่ยนมาใช้ระบบการออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะลดการใช้กระดาษลงเป็นจำนวนมาก หรือการต้องเก็บเอกสารนาน 5-10 ปี ต้องเช่าคลังหรือพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร นอกจากนี้ยังสามารถลดภาระงานเจ้าหน้าที่บัญชี และเจ้าหน้าที่การเงินอีกต่างหาก
3. สร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ
ลูกค้าบางกลุ่ม เช่น องค์กรหรือคู่ค้ารายใหญ่ ต้องการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เพื่อขอคืนภาษี
ดังนั้น การเปลี่ยนมาใช้ระบบออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นการยกระดับภาพลักษณ์และมาตรฐานทางธุรกิจอีกขั้นหนึ่ง
ถ้าไม่ใช้ ระบบ e-Tax มีผลกระทบอะไรบ้าง?
แม้ว่าปัจจุบันในปี 2025 การใช้ ระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ จะยังไม่ถูกบังคับโดยกฎหมายอย่างเป็นทางการ แต่กรมสรรพากรได้มีการขอความร่วมมือจากผู้ประกอบการให้เริ่มปรับตัวเข้าสู่ระบบตั้งแต่ช่วงนี้ การเริ่มใช้ระบบตั้งแต่ตอนนี้จึงเป็นโอกาสสำคัญที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม
1. ต้นทุนการเปลี่ยนแปลงที่สูงขึ้น
หากรอจนใกล้กำหนดการบังคับใช้จริง จำนวนผู้ประกอบการที่แห่เข้าสู่ระบบจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้ต้นทุนการติดตั้งและบริการต่าง ๆ มีแนวโน้มสูงขึ้นตามกลไกตลาด เช่น ค่าระบบ ค่าปรับแต่งระบบเชื่อมต่อ POS หรือ ERP รวมถึงค่าบริการอบรมการใช้งาน
2. ความเสี่ยงต่อความผิดพลาดทางภาษี
การเร่งเปลี่ยนระบบในเวลาจำกัดอาจนำมาซึ่งความผิดพลาด เช่น การออกเอกสารผิดรูปแบบ การส่งข้อมูลผิดพลาด หรือการจัดเก็บเอกสารไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจนำไปสู่การตรวจสอบและบทลงโทษจากกรมสรรพากร
3. สูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขัน
ธุรกิจที่ยังใช้ระบบเอกสารแบบเดิม อาจถูกมองว่าล้าหลังเมื่อเทียบกับคู่แข่งที่ปรับตัวได้ก่อน ลูกค้าองค์กรใหญ่และคู่ค้าระดับมืออาชีพจำนวนมากเริ่มกำหนดเงื่อนไขการรับเอกสารเฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
4. เสียโอกาสในการวางระบบบัญชีและภาษีให้ทันสมัย
การปรับใช้ระบบออกตั้งแต่เนิ่น ๆ ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสในการวางรากฐานระบบบัญชีและภาษีให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หากปล่อยผ่านโอกาสนี้ ธุรกิจอาจต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการยกเครื่องระบบใหม่ในอนาคต
นอกจากธุรกิจค้าปลีกแล้ว มีธุรกิจใดควรใช้ ระบบ e-Tax อีกบ้าง
ระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะกับทุกประเภทธุรกิจโดยเฉพาะกลุ่มที่ต้องออกใบกำกับภาษีในแต่ละวันเป็นจำนวนมากหรือผู้ประกอบการมีความต้องการในการจัดการด้านภาษี
- ธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีโครงสร้างการทำงานซับซ้อน การใช้งานระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้การออกใบกำกับภาษีเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น
- ธุรกิจที่ส่งมอบสินค้าและบริการแบบ B2B หรือต้องการส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าอย่างรวดเร็ว การเปลี่ยนมาใช้ระบบออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็สามารถลดขั้นตอนการจัดส่งเอกสารได้ค่อนข้างมาก สามารถส่งผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น e-mail หรือ SMS ได้
- ซึ่งผู้ให้บริการในการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์อย่าง EtaxEasy ก็มีให้บริการในด้านนี้เช่นกัน เราเป็นผู้เชี่ยวชาญงานเอกสาร และระบบของเราก็ใช้งานง่าย พร้อมทีมปรึกษาและให้คำแนะนำอย่างเข้าใจ
- ธุรกิจที่ต้องการภาพลักษณ์ทันสมัยและใส่ใจสิ่งแวดล้อม เพราะการใช้ระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการเปลี่ยนจากการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ มาเป็นการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และสร้างภาพลักษณ์ทันสมัย ตามทันเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออ
ข้อควรรู้ในการเลือกผู้ให้บริการ
- เลือกผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร
- อย่างเช่น ระบบ Etaxeasy รับบริการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เเละใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice & e-receipt) รวมทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)ิ ที่ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital signature) ตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด เเละนำส่งลูกค้าของท่านทาง e-mail หรือทาง SMS ท่านสามารถเรียกดูไฟล์เอกสารย้อนหลังได้จากพื้นที่จัดเก็บของเราที่มีความปลอดภัยตามที่กฎหมายกำหนด
- มีบริการหลังการขายและคู่มือการใช้งาน
- ระบบออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อาจมีความซับซ้อนในช่วงเริ่มต้น โดยเฉพาะกับธุรกิจที่ยังไม่เคยใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาก่อน ดังนั้น การเลือกผู้ให้บริการที่มี ทีมงานซัพพอร์ต คอยให้คำปรึกษา รวมถึงมี คู่มือการใช้งานที่เข้าใจง่าย หรือวิดีโอสาธิตการใช้งาน จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเริ่มต้นใช้งานระบบได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความมั่นใจในการจัดทำเอกสารภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย
- รองรับการเชื่อมต่อกับระบบบัญชีที่คุณใช้งานอยู่
- ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี (เช่น Express, FlowAccount, PEAK, หรือ ERP ต่าง ๆ) เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ เพราะช่วยลดงานซ้ำซ้อนในการกรอกข้อมูลซ้ำ ช่วยให้งานเอกสารและบัญชีทำงานร่วมกันได้อัตโนมัติ ส่งข้อมูลระหว่างระบบได้อย่างราบรื่น และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดทางภาษีหรือบัญชีในระยะยาว
ปี 2025 การใช้ระบบ e-Tax จะไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็น “ความจำเป็น” สำหรับธุรกิจค้าปลีกที่ต้องการอยู่รอดในตลาด เริ่มต้นวางแผนและเปลี่ยนแปลงตั้งแต่วันนี้ เพื่อประหยัดต้นทุน ปรับตัวได้ทัน และเสริมศักยภาพให้ธุรกิจคุณ
อ้างอิง
ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ EtaxEasy พร้อมเป็นตัวช่วยให้การจัดการภาษีของคุณเป็นเรื่องง่าย ถูกต้อง และมั่นใจได้ในทุกขั้นตอน
สามารถติดต่อ ปรึกษา และสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่:
เบอร์โทร: 062-6265059
ไลน์: @etaxeasy
Facebook: EtaxEasy : โปรแกรมจัดทำใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
Email: etaxeasy@topmte.com
