เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ e-Document คืออะไร?
หลายคนอาจจะกำลังสงสัย e-Document คืออะไร? e-Document คือ เอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบการจัดทำเอกสารแบบไร้กระดาษ (Paperless) และเป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการใช้งาน เพื่อจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัยมากยิ่งขึ้น และยังช่วยในเรื่องของการประหยัดงบประมาณ และทรัพยากรภายในองค์กรเพิ่มขึ้นอีกด้วย
e-Document มี 2 ประเภท ดังนี้
- Unsigned e-Document – เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ไม่ลงลายมือชื่อ
เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องลงลายมือชื่อรับรอง เหมาะสำหรับเอกสารภายในองค์กรที่ไม่ต้องการความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย เช่น บันทึกภายใน รายงานการประชุม หรือเอกสารประกอบการทำงานทั่วไป ระบบจะบันทึกข้อมูลการสร้าง แก้ไข และเข้าถึงเอกสาร ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการทำงานได้ แม้จะไม่มีลายเซ็นรับรอง แต่ยังคงมีความปลอดภัยผ่านระบบการจัดการสิทธิ์และการเข้ารหัสข้อมูล
2. Signed e-Document – เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล
เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อรับรองความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ ใช้สำหรับเอกสารที่ต้องการผลทางกฎหมาย เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารทางการเงิน การลงลายมือชื่อดิจิทัลจะใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้ไม่สามารถปลอมแปลงหรือแก้ไขเอกสารได้หลังจากการลงนาม และสามารถตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นได
ข้อดีของการใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) มีอะไรบ้าง
ประโยชน์ของการนำเทคโนโลยีมาใช้ควบคู่กับการทำงาน ซึ่งไม่ได้ทำให้ภาพลักษณ์องค์กรดีอย่างเดียงแต่ยังช่วยให้ การทำธุรกิจมีการเติบโตและดูมีความทันสมัยมากยิ่งขึ้น เพิ่มโอกาสในการทำงานเพื่อให้ธุรกิจเติบโตและประสบความสำเร็จในเรื่องของธุรกิจมากยิ่งขึ้น ข้อดีของการใช้งาน e-Document มีประโยชน์ประเภทใดบ้าง ยกตัวอย่างเช่น
- ลดต้นทุน ในการซื้อกระดาษและงานพิมพ์ ลดค่าใช้จ่ายให้กับทางบริษัทเป็นอย่างมาก
- สะดวกในการค้นหาเอกสาร ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ เก็บเอกสารในระบบดิจิทัล ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหาย ไฟไหม้ หรือถูกขโมย และสามารถเลือกหรือตั้งค่าการใช้งานภายในระบบ และ เพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานได้สามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารเพื่อควบคุมว่าใครสามารถดู แก้ไข หรือลบเอกสารได้ดีอีกด้วย
- ความปลอดภัยของการใช้งาน e-Document สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย เพื่อช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลที่สำคัญต่างๆอีกด้วย โดย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) สามารถลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่เปรียบเสมือน ตราประทับรับรองบริษัท ได้รับการยืนยันตัวตน ไม่สามารถปลอมแปลงได้นั่นเองค่ะ
- มีมาตรฐานในการรองรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลากหลายแพลตฟอร์ม เช่น Windows Macos ระบบโปรแกรมเบราว์เซอร์ Safari หรือ Google Chrome จนถึงระบบ IOS และ Android บนสมาร์โฟน เพื่อให้พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา
และนอกจากนี้ยังข้อดีอีกมากมายในการใช้ e-Document และประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจดูมีความทันสมัยมากยิ่งขึ้น
อ่านเพิ่มเติม:
- Digital Signature คืออะไร?
- Electronic Signature กับ Digital Signature แตกต่างกันอย่างไร?
ตัวอย่างรูปแบบไฟล์ e-Document
e-Document มีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและโปรแกรมที่ใช้สร้าง ตัวอย่างรูปแบบไฟล์ e-Document ทั่วไป ได้แก่
- ไฟล์ PDF (Portable Document Format): เป็นรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้มากที่สุด รองรับการแสดงผลบนอุปกรณ์หลากหลายรูปแบบ และยากต่อการแก้ไขรายละเอียดในเอกสาร
- ไฟล์ Word (Microsoft Word): เป็นรูปแบบไฟล์ที่ใช้สร้างเอกสารทั่วไป สามารถแก้ไขได้ง่าย แต่รองรับการแสดงผลบนอุปกรณ์บางรุ่นอาจไม่สมบูรณ์
- ไฟล์ Excel (Microsoft Excel): เป็นรูปแบบไฟล์ที่ใช้สร้างตาราง สามารถคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลได้
- ไฟล์ PowerPoint Presentation (.pptx): ไฟล์งานนำเสนอที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft PowerPoint
- รูปภาพ (JPEG, PNG, TIFF): เป็นรูปแบบไฟล์ที่ใช้เก็บรูปภาพ
- เว็บไซต์ (Web.) ระบบที่มีการให้บริการดาวน์โหลดเอกสาร
รูปแบบการใช้งาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Invoice) ผู้ขายสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบ e-Document ส่งให้ลูกค้าทางอีเมล หรือให้ลูกค้าดาวน์โหลดจากเว็บไซต์
- ใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ร้านค้าสามารถออกใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้า
- สัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Contract) สามารถทำสัญญาแบบ e-Document เซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และเก็บไว้ในระบบ และฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเซ็นสัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์
- รายงานผลประกอบการแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Financial Statement) สามารถจัดทำรายงานแบบ e-Document ส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องภายในองค์กร หรือนอกองค์กร ฯลฯ
- เอกสารประกอบการขอสินเชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Loan Document)
- เอกสารประกอบการสมัครงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Job Application)
- เอกสารประกอบการขออนุญาต: สามารถยื่นเอกสารประกอบการขออนุญาตแบบ e-Document ผ่านระบบออนไลน์
- เอกสารราชการ หน่วยงานภาครัฐสามารถออกเอกสารราชการแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใบขับขี่ บัตรประชาชน
พร้อมดูแลตั้งแต่ขึ้นระบบ จนพบคำตอบที่ต้องการ
